ممیزی منابع انسانی را خودتان انجام دهید: دستورالعمل های گام به گام برای متخصص منابع انسانی. ممیزی پرسنل با استفاده از مثال سازمان برنامه ریزی برای انجام ممیزی تولید پرسنل

من در شرف ارتقاء هستم - به بخش منابع انسانی در یکی از شعبه های سازمان خود منتقل می شوم. من کمی عصبی هستم - این یک موضوع مسئول است، می خواهم از اشتباهات و عوارض احتمالی جلوگیری کنم. قصد دارم با انجام ممیزی سوابق پرسنلی در مکانی جدید شروع به کار کنم. لطفا به من بگویید چگونه این کار را به درستی انجام دهم.

قبل از اینکه «اسرار» ممیزی منابع انسانی داخلی را بررسی کنید، باید بدانید که برای چه اهدافی آن را انجام خواهید داد.

به عنوان یک قاعده، در شرایط مشابه شما، حسابرسی سوابق پرسنل مورد نیاز است تا مشخص شود که آیا کار پرسنل در شعبه با الزامات قانون کار و مقررات محلی شرکت مطابقت دارد یا خیر. هدف از چنین چکی حذف خطرات احتمالی شرکت مرتبط با اشتباهات در تهیه اسناد پرسنل است. بنابراین تمایل شما برای شروع کار با حسابرسی داخلی صحیح است.

برای داشتن مبنای قانونی برای انجام اصلاحات و رفع نواقص در مدارک پرسنلی که ممکن است در جریان حسابرسی شناسایی شود، باید به آن رسمیت داد. بنابراین، توالی اقدامات در حین تأیید به شرح زیر خواهد بود:

مرحله 1. صدور دستور

باید نشان دهد:

• اهداف و اهداف رویداد تأیید؛
• اعضای کمیسیون این ممکن است شامل متخصصان شرکت با دانش در زمینه قانون کار و مدیریت دفتر باشد.
• زمان بازرسی و دوره ای که برای آن انجام خواهد شد.
• مهلت ارسال گزارش (عمل) در مورد نتایج به دست آمده.

اطلاعات ما

تطبیق اسناد - مقایسه، مقایسه، نقطه گذاری، جمع بندی، شناسایی، مقایسه، تطبیق، تأیید اسناد

مرحله 2. آشنایی با دستور کلیه علاقمندان از جمله رئیس شعبه

مرحله 3. تطبیق اسناد

مرحله بعدی ممیزی ممکن است تطبیق اسناد (آنچه با آنچه باید در دسترس باشد) باشد که برای بازیابی در آینده کلیه اسناد پرسنلی لازم انجام می شود.

یک قانون نظارتی محلی که جریان اسناد پرسنل را در شعبه شرکت تنظیم می کند می تواند به این امر کمک کند.

چنین اقدام نظارتی ممکن است آیین نامه یا دستورالعمل برای مدیریت سوابق پرسنل در یک شرکت یا دستورالعمل های عمومی برای مدیریت سوابق، از جمله بخشی در مدیریت سوابق پرسنل، از جمله در یک شعبه باشد. این یک سند اجباری نیست، اما وجود آن روش انجام سوابق پرسنل در شعبه شرکت را تنظیم می کند.

شعبه باید مجموعه کاملی از مدارک اجباری پرسنل را داشته باشد . این شامل:

1. مقررات محلی

هر شعبه باید دارای مقررات محلی زیر باشد:

• مقررات داخلی کار؛
• مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی؛
• مقررات دستمزد؛
• مقررات مربوط به پاداش های تشویقی؛
• مقررات مربوط به سفرهای کاری؛
• دستورالعمل های ایمنی کار

با این حال، برخی از آنها ممکن است برای شرکت به عنوان یک کل تایید شود. در این صورت برای شعب نیز اعمال خواهند شد. در این صورت باید رونوشت های تایید شده از این مدارک در شعبه موجود باشد. در رابطه با جدول پرسنل - عصاره تایید شده از جدول کارکنان شرکت ارسال شده از دفتر مرکزی مربوط به فعالیت های شعبه.

یادت باشه

افسر منابع انسانی شرکت می تواند نسخه هایی از قوانین محلی تایید شده در سراسر سازمان را تایید کند. اختیار انجام این کار ممکن است در شرح شغل، قرارداد کار و (یا) دستور او ثبت شود.

2. جدول زمانبندی پرسنل

3. قراردادهای کار و قراردادهای اضافی به آنها.

4. برنامه تعطیلات.

5. دستورات مربوط به فعالیت های اصلی (در مورد استخدام مدیر شعبه، در مورد تایید جدول کارکنان و غیره).

6. دستورات پرسنل (در مورد استخدام، انتقال، اعطای مرخصی، خاتمه قرارداد کار، اعزام به سفر کاری، تشویق کارمند).

7. برگه زمان.

8. کتاب کار، کتاب ثبت حرکت دفتر کار و درج برای آنها.

9. دفترهای ثبت نام:

• گذراندن دوره های آموزشی ایمنی و بهداشت حرفه ای؛
• اقدامات کنترلی

علاوه بر این، اسنادی که تحت شرایط خاص برای سازمان اجباری هستند، در فهرست شده اند جدول.

سند	شرایطی که تحت آن برای شرکت اجباری است
قرارداد جمعی	اگر به نتیجه برسد
شرح شغل	در صورتی که مسئولیت های شغلی در محتوای قراردادهای کار یا در متن ذکر نشده باشد قرارداد کار حاوی پیوندی به شرح شغل است
لیست مشاغل برای کارمندان با ساعات کاری نامنظم	اگر در سازمان وجود داشته باشد
برنامه شیفت	در صورتی که سازمان نوبت کاری را معرفی کرده باشد
مقررات حفاظت از اسرار تجاری	اگر در قرارداد کار رعایت اسرار تجاری توسط کارمند شرط شده باشد
قراردادهای مسئولیت جمعی	اگر سازمان مطابق با فهرست کارها کار را انجام می دهد که در طول اجرای آن ممکن است مسئولیت مالی کامل جمعی (تیم) با مصوبه وزارت کار روسیه معرفی شود. مورخ 31 دسامبر 2002 شماره 85
توافقات در مورد فردی کامل مسئولیت مالی	در صورتی که سازمان کارکنانی را استخدام کند که طبق فهرست پستها و کارهای جایگزین یا انجام شده توسط کارمندان، افراد مسئول مالی هستند که کارفرما می تواند با آنها قراردادهای کتبی در مورد مسئولیت مالی کامل فردی در قبال کمبود اموال امانی منعقد کند که با مصوبه شورای عالی امنیت ملی به تصویب رسیده است. وزارت کار روسیه به تاریخ 31 دسامبر 2002 شماره 85

مرحله 4. بررسی محتوای اسناد پرسنل

بنابراین، پس از اینکه مشخص شد کدام مدارک هنوز در بخش منابع انسانی موجود نیست، اما باید ظاهر شود، کدام باید نهایی شود و کدام می تواند بدون تغییر باقی بماند، توجه به کیفیت اسناد، یعنی صحت تهیه آنها از دیدگاه مدیریت سوابق پرسنل و سواد حقوقی. در نظر گرفتن دقیق الزامات هر سند موضوعی برای یک مقاله نیست؛ در این مطلب ما فقط به نکاتی می پردازیم که متأسفانه افسران پرسنل اغلب آنها را فراموش می کنند.

1. اختیارات مدیر

مدیر شعبه باید دارای اختیارات مستند برای استخدام و اخراج کارکنان باشد. این ممکن است در قرارداد کار و (یا) وکالتنامه منعکس شود.

اگر چنین اختیاراتی به درستی تامین نشود، ممکن است اقدامات مدیر شعبه در استخدام و اخراج کارکنان شعبه غیرقانونی تلقی شود.

2. روش نگهداری دفترچه های کار

توجه ویژه ای باید به روش نگهداری دفترچه های کار شود. اول از همه، باید بررسی کنید که آیا دستوری برای فعالیت اصلی وجود دارد که فردی مسئول حفظ سوابق کاری را تعیین می کند.

در ممیزی دفترچه های کار باید مطمئن شد که همه آنها در دفتر ثبت حرکت دفترچه ها و درج های مربوط به آن ها ثبت شده است، همه دفاتر موجود بوده و کلیه درج ها بر اساس سفارش های مربوطه در آنها انجام می شود.

دفترچه های کار و درج ها باید در گاوصندوق نسوز نگهداری شوند.

3. کارت های شخصی

کارت های شخصی کارکنان باید حاوی مطالب تکراری از دفتر کار (درج) در مورد استخدام، انتقال به شغل دائمی دیگر و اخراج و در کنار آنها امضای کارکنان مبنی بر آشنایی آنها با این سوابق باشد.

4. سیاههها

یک نکته مهم در تأیید پرسنل، ممیزی لاگ های ثبت نام است. کلیه معاملات پرسنل باید در مجلات (دفاتر) حسابداری ویژه ثبت شود.

لاگ های اجباری بخش منابع انسانی عبارتند از:

1. مجله ثبت سفارش برای پرسنل (طبق فهرستی که به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 تأیید شده است).
2. دفترچه رسید و هزینه برای ثبت فرم ها و درج های دفتر کار و همچنین دفتری برای ثبت حرکت دفتر کار و درج در آنها. این دفاتر باید شماره گذاری، توری، تایید شده با امضای رییس سازمان و همچنین ممهور به مهر مومی یا مهر و موم شده باشند (بند 41 قوانین نگهداری و نگهداری دفاتر کار).
3. گزارش حسابرسی

تعهد به نگهداری این مجله توسط هنر تعیین شده است. 16 قانون فدرال 26 دسامبر 2008 شماره 294-FZ "در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی در اعمال کنترل دولتی (نظارت) و کنترل شهرداری." در چنین گزارشی، مقامات نظارتی پرونده بازرسی انجام شده را ثبت می کنند. فرم استاندارد مجله به دستور وزارت توسعه اقتصادی روسیه در تاریخ 30 آوریل 2009 به شماره 141 تأیید شد.

اطلاعات ما

طبق قسمت 4 هنر. 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری"، اشکال اسناد حسابداری اولیه، از جمله حسابداری کار و پرداخت، باید به توصیه مقام مسئول به تایید رئیس شرکت برسد. نگهداری سوابق حسابداری فرم های اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت آن باید به عنوان بخشی از سیاست حسابداری تأیید شود، یعنی شعبه باید از فرم های اسناد حسابداری اولیه تأیید شده توسط رئیس شرکت استفاده کند.

علاوه بر این، بخش منابع انسانی ممکن است از گزارش های دیگر استفاده کند. به عنوان مثال، لاگ ها:

• قراردادهای کار؛
• کارت های شخصی؛
• تعطیلات؛
• مسیرهای سفر کاری؛
• ثبت گواهی ناتوانی در کار؛
• صدور گواهینامه؛
• بررسی وضعیت ثبت نام نظامی؛
• کارکنان تحت معاینه پزشکی اجباری و غیره

استفاده از هر دو شکل تایید شده و مستقل از این اسناد قابل قبول است، اما طراحی مجلات باید یکنواخت باشد: برگه ها شماره گذاری شده باشد، مجله مهر و موم شده باشد، یا مهر و موم شده باشد و توسط رئیس سازمان تایید شده باشد. .

فهرست مشخصی از گزارش‌های ثبتی که در بخش منابع انسانی شعبه نگهداری می‌شود، باید در بخش «نام‌گذاری امور شرکت» ارائه شود که حاوی فهرستی از امور و گزارش‌های حسابداری، از جمله موارد موجود در شعبه است.

این مرحله طولانی ترین مرحله در زمان است. از آنجایی که مجموعه وسیعی از اسناد معمولاً مورد تأیید قرار می گیرند، توصیه می کنیم نتایج در یک جدول خلاصه شوند (قطعه):

مرحله 5. تنظیم یک عمل (گزارش) بر اساس نتایج بازرسی

یک عمل (گزارش) بر اساس نتایج بازرسی را می توان به هر شکلی در قالب یک سند حاوی یک بخش روایی، نتیجه گیری و توصیه ها تهیه کرد. (مثال 2)و همچنین جدول مشکلات و تخلفات شناسایی شده در بازرسی و توصیه هایی برای رفع آنها با ذکر مسئولین و مهلت های مقرر به عنوان پیوست قانون (گزارش) تنظیم شده است.

علاوه بر این، عمل (گزارش) بر اساس نتایج بازرسی ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• تجزیه و تحلیل در دسترس بودن اسناد پرسنل مطابق با قانون کار؛
• تجزیه و تحلیل انطباق تهیه اسناد با الزامات قانون کار؛
• ارزیابی محتوای مقررات داخلی داخلی سازمان؛
• تجزیه و تحلیل رویه های پرسنل برای انطباق با الزامات قانونی؛
• تجزیه و تحلیل انطباق اسناد با الزامات قانون آرشیوی؛
• پیوندهایی به مواد خاصی از مقررات که شرکت بر اساس آن تخلفاتی دارد؛
• ارزیابی ریسک: چه تخلفاتی ممکن است منجر به اختلافات کاری یا جریمه های مقامات بازرسی شود.
• توصیه هایی برای اصلاح اشتباهات در مدیریت سوابق پرسنل؛
• توصیه هایی برای تعیین اولویت ها در کار بیشتر با اسناد پرسنلی.

مثال 2. گزارش نتایج حسابرسی مدیریت سوابق پرسنل در شعبه شرکت (بخشی)

خلاصه

اگر تصمیم به انجام ممیزی داخلی اسناد پرسنلی دارید، این رویداد را قانونی کنید، اسناد را برای حضور و سپس خطاها بررسی کنید. نتیجه یک عمل است.

برای اطمینان از اینکه بازرسی شما را غافلگیر نمی کند، باید به وضوح بدانید که بازرسی کار دولتی و صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه چه اسنادی را می توانند بررسی کنند و همچنین آنها را در دسترس داشته باشید. از آنجایی که دلایل دستور بازرسی توسط مقامات مالیاتی متفاوت است (بازرسی برنامه ریزی شده از رعایت مفاد قانون کار، تأیید حوادث صنعتی، درخواست تجدید نظر از ارگان های صنفی، کارکنان در مورد تخلف از قانون، اطلاعات دریافتی از سازمان های مجری قانون)، فهرست اسنادی که باید بررسی شوند ممکن است به طور قابل توجهی متفاوت باشد. برای جلوگیری از مشکلات، مشاغل باید حسابرسی منابع انسانی خود را نیز انجام دهند.

بازرسی کار، نهاد اصلی مسئول تضمین رعایت حقوق و آزادی های کار، از جمله حق داشتن شرایط کار ایمن و حصول اطمینان از رعایت قوانین و سایر مقررات توسط کارفرمایان است.

بازرسی کار اصلی ترین نهاد مسئول برای اطمینان از رعایت حقوق و آزادی های کار، از جمله حق داشتن شرایط کار ایمن و حصول اطمینان از رعایت قوانین و سایر مقررات توسط کارفرمایان است.

در ارتباط با وظایف محوله، اختیارات اصلی مشخص شده است. بازرسی فدرال کار بازرسی ها، بررسی ها، صدور دستورات اجباری برای از بین بردن تخلفات، تنظیم پروتکل های مربوط به تخلفات اداری در محدوده اختیارات خود، تهیه سایر مواد (اسناد) در مورد کشاندن مرتکبین به عدالت مطابق با قوانین فدرال و سایر مقررات نظارتی را انجام می دهد. اعمال حقوقی فدراسیون روسیه و غیره.

در صورت مشاهده تخلفات توسط بازرسان در سازمان، ممکن است مدیر، حسابدار ارشد و رئیس اداره منابع انسانی مشمول مجازات شوند. اگر یک مقام مسئول قبلاً برای یک تخلف اداری مشابه مجازات شده باشد، ممکن است طبق ماده یک تا سه سال رد صلاحیت شود. 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه. علاوه بر این، ممکن است یک شخص حقوقی نیز تحریم شود. امتناع و مخالفت با بازرسی مطابق با مجازات های مندرج در ماده قابل مجازات است. 19.4 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه. همچنین نقض قانون کار ممکن است منجر به تعلیق فعالیت سازمان تا 90 روز شود.

جریمه ها: مسئولیت اداری کارفرما

کارفرما ممکن است در موارد زیر مسئولیت اداری داشته باشد:

• ممانعت از فعالیت بازرسان کار دولتی، به ویژه عدم رعایت دستورات آنها، استفاده از تهدید به خشونت یا اقدامات خشونت آمیز علیه خود بازرسان (ماده 363 قانون کار فدراسیون روسیه). بر اساس هنر. 19.4 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، نافرمانی از دستور قانونی یا الزام یک مقام رسمی نهادی که کنترل دولتی را اعمال می کند، و همچنین ممانعت این مقام از انجام وظایف رسمی، مستلزم اخطار یا تحمیل است. جریمه اداری مقامات؛
• نقض رویه تعیین شده توسط قانون برای جمع آوری، ذخیره سازی، استفاده یا انتشار اطلاعات در مورد شهروندان (داده های شخصی). در رابطه با این تخلفات، مجازاتی در قالب اخطار یا جریمه اداری برای مسئولان در نظر گرفته شده است.
• عدم اتخاذ تدابیری برای از بین بردن علل و شرایطی که منجر به ارتکاب تخلف اداری شده است، با تصمیم هیئتی که پرونده تخلف اداری را بررسی کرده است. در اینجا، اقدامی مانند جریمه اداری در مورد مقامات اعمال می شود.
• عدم ارائه یا ارسال نابهنگام اطلاعاتی که طبق قانون پیش بینی شده و برای انجام فعالیت های قانونی این نهاد ضروری است و همچنین انتقال اطلاعات به صورت ناقص یا مخدوش به مقامات و بازرسان. در این مورد، جریمه اداری نه تنها برای مقامات، بلکه برای اشخاص حقوقی نیز اعمال می شود.

بررسی شرکت: دلایل لازم

دلایل دستور بازرسی توسط بازرسی ممکن است موارد زیر باشد:

• برنامه های کاری برای نظارت بر انطباق با قانون کار؛
• حقایق حوادث صنعتی؛
• درخواست تجدید نظر از ارگانهای اتحادیه کارگری، کارمندان یا سایر افراد در مورد نقض قوانین کار، سایر موارد در صلاحیت بازرسی کار فدرال.
• اطلاعات دریافتی از سازمان های مجری قانون

ممیزی برنامه ریزی شده حداکثر هر دو سال یک بار انجام می شود. اگر شرکت یک شرکت کوچک باشد، حسابرسان حق حسابرسی فعالیت های آن را به مدت 3 سال از تاریخ ندارند. به طور معمول، یک بازرسی یک یا دو روز قبل از شروع گزارش می شود، مگر اینکه این اطلاعات، به نظر بازرسی، به نتایج حسابرسی آسیب برساند و به شرکت اجازه دهد تا به سرعت آن را پنهان کند. همچنین، زمانی که حوزه خاصی از فعالیت های سازمان مربوط به رعایت قانون کار فدراسیون روسیه تحت مطالعه عمیق قرار می گیرد، یک بازرسی برنامه ریزی شده می تواند جامع باشد.

شما باید به مسائل تأیید توجه کنید. بازرسان نمی توانند از آنها فراتر بروند. به عنوان مثال، اگر موضوع حسابرسی محاسبه و صدور دستمزد باشد، بازرسان اسناد مربوط به اخراج کارکنان را بررسی می کنند.

در این راستا قبل از هر چیز لازم است کل لیست اسناد قابل بررسی مشخص شود. لیست کلی واحدی از اسنادی که هر سازمان باید داشته باشد وجود ندارد. قوانین مختلف حقوقی حاوی ارجاعاتی به نیاز به نگهداری مجلات خاص، سفارشات و سایر اسناد است. در این راستا و بسته به صنعتی که بنگاه به آن تعلق دارد، لازم است فهرستی از اسنادی که طبق قوانین قانونی باید در سازمان باشد، تهیه شود.

حسابرسی یک سازمان: چه اسنادی را می توان بررسی کرد

اسناد را می توان به انواع زیر تقسیم کرد:

• مقررات محلی فردی (جدول 1 را ببینید).
• اقدامات محلی اجباری سازمان (به جدول 2 مراجعه کنید).
• مقررات محلی با در نظر گرفتن نظر کمیته صنفی تصویب شده است (جدول 3 را ببینید).

میز 1

مقررات محلی فردی

کوچک کردن نمایش

جدول 2

اقدامات محلی اجباری سازمان

کوچک کردن نمایش

جدول 3

مقررات محلی با در نظر گرفتن نظر کمیته صنفی تصویب شد

کوچک کردن نمایش

سیستم سازی اطلاعات: نحوه سازماندهی جریان اسناد

در صورت اظهارات کارکنان در مورد نقض حقوق آنها (اقدامات انضباطی، اخراج غیرقانونی)، ممکن است اسناد زیر نیز درخواست شود:

• توافق نامه مسئولیت مالی جمعی (ماده 245 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
• توافق نامه در مورد مسئولیت مالی کامل فردی (ماده 244 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
• مقررات مربوط به حفاظت از اسرار تجاری؛
• مقررات مربوط به سازگاری کارگران؛
• مقررات مربوط به مراحل گذراندن دوره آزمایشی؛
• مقررات مربوط به صدور گواهینامه کارکنان.

ویژه باید به نظام مند کردن اطلاعات سوابق پرسنل توجه شود . برای این منظور توصیه می‌شود که مؤسسات و سازمان‌ها گزارش‌های زیر را نگهداری کنند:

در مورد ما:

• مجله صدور دفتر کار. نیاز به حفظ آن توسط حق کارمند برای درخواست اسناد مربوط به کار و همچنین الزام به صدور دفترچه کار در روز اخراج کارمند دیکته می شود. در صورت بروز یک وضعیت بحث برانگیز، کارفرما می تواند موضوع دفترچه کار را به کارمند تأیید کند.
• مجله قراردادهای کار به ویژه در مورد استخدام تعداد زیادی از کارمندان و همچنین در هنگام انعقاد قراردادهای کاری با مدت معین مفید است تا بتوانید تاریخ انقضای آنها را پیگیری کنید. این در ارتباط با الزامات تعیین شده توسط هنر ضروری است. 79 قانون کار فدراسیون روسیه، که طبق آن، کارمند باید از خاتمه قرارداد کار با مدت معین به دلیل انقضای آن حداقل سه روز تقویمی قبل از اخراج مطلع شود. در غیر این صورت، شرط ماهیت معین قرارداد کار از بین می رود و قرارداد کار برای مدت نامحدود منعقد شده تلقی می شود (ماده 58 قانون کار فدراسیون روسیه).
• ثبت سفارشات برای پرسنل برای حسابداری دقیق شماره سریال سفارشات پرسنل مورد نیاز است. بسته به تعداد کارمندان شرکت، می توانید برای همه سفارشات (دریافت، انتقال، اخراج و غیره) یک دفتر روزنامه نگهداری کنید یا هر نوع سفارش را در یک مجله جداگانه ثبت کنید.
• گزارش آشنایی با مقررات محلی لزوم حفظ آن از هنر ناشی می شود. 68 قانون کار فدراسیون روسیه، طبق آن، کارفرما باید هنگام استخدام کارمند، حتی قبل از امضای قرارداد کار، با مقررات محلی در برابر امضا آشنا شود.
• گزارش توجیهی ایمنی مطابق با بخش 10 قانون کار فدراسیون روسیه؛
• گزارش کارمندانی که مطابق با هنر تحت معاینه پزشکی اجباری قرار می گیرند. 69 قانون کار فدراسیون روسیه.

پس از تایید مدارک، کیفیت مدارک موجود از نظر الزامات قانونی بررسی می شود.

بنابراین، حسابرسان نگهداری سازمان از اسناد اولیه در مورد سوابق پرسنل، حسابداری برای استفاده از زمان کار و تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد را بررسی می کنند. که در آن مدارک لازم باید مطابق با فرم های یکپارچه مصوب شده توسط کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 6 آوریل 2001 شماره 26 باشد. (کارت های شخصی کارمندان، سفارشات پرسنل (در استخدام، انتقال، در تعطیلات، اخراج، در سفرهای کاری، مشوق ها و غیره)، جدول کارکنان، برگه زمان، فیش های پرداخت و حقوق و غیره).

لازم به ذکر است شرکت ممکن است برخی از مدارک فوق را نداشته باشد، مثلاً شرح وظایف را نداشته باشد و مسئولیت های شغلی در مفاد قرارداد کار لحاظ شده باشد.

همچنین می توانید برخی از ویژگی های نگهداری اسناد فردی را برجسته کنید. بنابراین، اگر سازمان دارای کارکنانی با ساعات کاری نامنظم است، باید فهرستی از سمت های این کارمندان تهیه شود. در صورتی که قرارداد کار شامل مقرراتی برای کارکنان برای رعایت اسرار تجاری باشد، باید برای حفاظت از این اسرار پیش بینی شود. در عین حال، فهرست اطلاعاتی که یک اسرار تجاری را تشکیل می دهد باید به وضوح مشخص شود و کارکنان باید با امضای این اطلاعات با آن آشنا شوند. مقررات داخلی کار یک سند اجباری است، اما می تواند پیوستی به قرارداد جمعی باشد

برنامه تعطیلات دو هفته قبل از سال جدید تنظیم می شود. همه کارکنان سازمان باید با آن آشنا باشند. اغلب اتفاق می‌افتد که کارمندان به دلیل شرایط مختلف عملاً طبق برنامه استراحت نمی‌کنند، اما برنامه روی کاغذ بدون تغییر باقی می‌ماند و به کارمندان روزهای کاری در برگه‌های زمانی داده می‌شود. این تخلفات توسط بازرسان نیز قابل تشخیص است. در این راستا، اگر برنامه زمانی با مرخصی واقعی کارمندان منطبق نباشد، توصیه می شود از کارمندان درخواست هایی برای ایجاد تغییرات در برنامه و شرایط به تعویق افتادن مرخصی و ایجاد تغییرات در برنامه دریافت کنید. کارمند همچنین باید از زمان شروع تعطیلات، در مقابل امضا، حداکثر دو هفته قبل از شروع آن مطلع شود. مرخصی باید طبق دستور اعطا شود. بهتر است از کارمند پاره وقت خود تأییدیه بگیرید که از شغل اصلی خود به تعطیلات رفته است.

معمولاً بازرسان درخواست می کنند که هر صفحه از قرارداد کار حاوی امضای کارمند و کارفرما باشد. در عمل این اغلب انجام نمی شود. برای کارفرما راحت است که قرارداد کار به سادگی با یک گیره کاغذ مهر و موم شده باشد. برگه های چنین قراردادی را می توان به راحتی جایگزین کرد. توافق نامه ای که در هر برگه امضا نشده باشد، البته به عنوان به درستی منعقد شده شناخته می شود، زیرا قانون شامل الزامی برای امضای هر برگ از توافق نامه توسط هر دو طرف نیست. در عین حال ، رویه ایجاد شده در امضای قراردادهای مدنی نشان دهنده مطلوبیت اجرای چنین اسنادی است. این عمل اغلب به روابط کار منتقل می شود.

لازم به ذکر است که تخلفات قانون به طور خاص به پرداخت ها مربوط می شود (عدم پرداخت اضافی در رابطه با کار در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات، عدم پرداخت پاداش، پرداخت غرامت).

برخی از شرکت ها به جای پاداش پولی به کارمندان برای اضافه کاری مرخصی می دهند که این نقض الزامات هنر است. 54، 55، 88، 89 و 90 قانون کار فدراسیون روسیه و همچنین می تواند توسط بازرسان بررسی شود.

در صورت درخواست به بازرسی کار در مورد تاخیر در دستمزد یا محاسبه نادرست پرداخت ها، بازرسان قطعاً از شما می خواهند که دستورات، عصاره حساب شخصی خود، اسناد پرداخت را ارسال کنید تا به آنها امکان تعیین زمان تسویه حساب پس از اخراج یا تعطیلات را بدهد. . به یاد داشته باشید که سازمان موظف است در روز اخراج و در طول تعطیلات به کارمند پرداخت کند. اگر به هر دلیلی مهلت های مقرر در قانون نقض شود، به کارمندان باید به ازای هر روز تاخیر مطابق با هنر، مبلغی کمتر از 1/300 نرخ بازپرداخت مالی بانک مرکزی فدراسیون روسیه را با بهره پرداخت شود. . 236 قانون کار فدراسیون روسیه. برای نقض مهلت پرداخت - به عنوان یک اقدام پیشگیرانه برای عود - حسابرسان می توانند رئیس شرکت یا حسابدار ارشد را از 1000 تا 5000 روبل جریمه کنند. (ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه).

در صورت تشخیص حادثه در شرکت، موضوع صدور گواهینامه محل کار ممکن است توجه بازرسان را به خود جلب کند. کلیه کارگاه های موجود در سازمان مشمول تاییدیه محل کار برای شرایط کاری می باشد. این شامل ارزیابی محل کار بر اساس شاخص های بهداشتی، ایمنی آسیب و تهیه تجهیزات حفاظت فردی کارگران است. این گواهینامه باید حداقل هر پنج سال یک بار انجام شود. مدارک گواهی محل کار به مدت 45 سال در سازمان ذخیره می شود. برای هر محل کار باید کارت گواهی محل کار تهیه شود.

محتوای مقررات محلی در مورد حقوق و مسئولیت های کار باید برای هر کارمند شناخته شود. هنگام بررسی مستندات مقررات محلی، قبل از هر چیز باید به این نکته توجه داشته باشید که به عنوان یک سند مکتوب، قانون مورد مطالعه دارای الزامات خاصی برای شکل، زبان، سبک ارائه، ساختار و محتوا، وجود موارد مرتبط است. جزئیات (تاریخ پذیرش، شماره، نام، ثبت نام و غیره)، توسط الزامات کار اداری و مقررات محلی که به طور مرکزی به دستور شرکت (سازمان) تصویب می شود، تنظیم می شود. مدارک باید با یکدیگر همخوانی داشته باشند.

مسائل بازرسی پیچیده: رویه قضایی

حفظ محرمانه بودن داده های شخصی مهم است. مقررات مربوط به محرمانه بودن داده های شخصی در یک سازمان سندی است که قوانین اساسی برای حفاظت از اطلاعات تشکیل دهنده داده های شخصی کارکنان را تعیین می کند. قوانین هنجارها و الزاماتی را تعیین می کنند که باید رعایت شوند. نیاز به اجرای این سند از محتوای فصل ناشی می شود. 14 قانون کار فدراسیون روسیه. این سند باید اول از همه محافظت از داده های شخصی کارکنان سازمان را در تمام مراحل فرآیند فعالیت های قانونی یک سازمان خاص، از جمله موارد غیر خودکار، تضمین کند. در رأی دادگاه تجدیدنظر داوری نهم مورخ 1385/06/14 به شماره 09AP-4259/1385-AK در پرونده شماره A40-8448/06-119-84، قضات متذکر شدند که کارفرما باید شرایط فنی را برای محافظت از داده های شخصی کارکنان در برابر استفاده غیرقانونی آنها ایجاد کند، به ویژه برای اطمینان از یک رژیم ویژه دسترسی به محل هایی که اطلاعات مربوطه در آن ذخیره می شود، برای تجهیز مناطق ذخیره سازی که دسترسی غیرمجاز به اطلاعات را حذف می کند و غیره.

همچنین باید به تنظیم موضوع پرداخت های مختلف از جمله پرداخت های تشویقی و جبرانی که در مقررات محلی تعیین شده است توجه شود. یک مثال است تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 26 ژانویه 2005 شماره 16141/04. به گفته دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه، قانون مالیات ها و هزینه ها نه هنجارهای کمک هزینه روزانه و نه روش ایجاد آنها در رابطه با مالیات بر درآمد شخصی تعریف نشده است: رویه کلی برای ایجاد چنین هنجارهایی و محدود کردن اندازه آنها فقط توسط قانون کار ارائه می شود . با توجه به هنر. 168 قانون کار فدراسیون روسیه، در صورت اعزام به یک سفر کاری، کارفرما موظف است هزینه های اضافی مربوط به زندگی در خارج از محل اقامت دائم (کمک هزینه روزانه) را به کارمند بازپرداخت کند. در حال حاضر، با توجه به انتقال گسترده کارفرمایان به سیستم پرداخت دستمزد از طریق حساب های بانکی (کارت)، لازم است چنین پرداختی در قرارداد کار پیش بینی شود. در غیر این صورت، برای واریز دستمزد به حساب کارت آنها باید از همه کارکنان تازه استخدام شده رضایت نامه کتبی دریافت کنید. قانون کار مقرر می دارد که دستمزد حداقل هر نیم ماه در روز تعیین شده توسط مقررات داخلی کار ، قرارداد جمعی ، به کارمند پرداخت می شود.

آمارها به وضوح نشان می دهد که اشتباهات کارفرمایان در زمینه حمایت از نیروی کار بسیار رایج است و در بین سایر تخلفات غالب است. مخصوصاً باید توجه داشت که تمام مدارک فوق باید بدون توجه به اینکه رابطه بین کارفرما و کارمند واقعاً چگونه ایجاد شده است ، مرتب باشند.

پانویسها و منابع

کوچک کردن نمایش

حسابرسی پرسنل یک روش در مقیاس بزرگ است که طی آن تمام اجزای فرآیند مدیریت پرسنل، پتانسیل پرسنل شرکت ارزیابی می شود و اثربخشی سیستم مدیریت پرسنل تحلیل می شود. یکی از مراحل این فرآیند ممیزی مدیریت سوابق پرسنل است. همه متخصصان منابع انسانی می دانند: نظم ایده آل باید در اسناد پرسنل حاکم باشد. در این مورد، پذیرش بازرس بازرسی ترسناک نیست و دفاع از موقعیت خود در یک اختلاف کار با یک کارمند راحت تر است. اما همیشه همه چیز به خوبی پیش نمی‌رود، و چگونه می‌توانید تشخیص دهید که آیا واقعاً خطاهایی در کار وجود دارد؟ این کمک خواهد کرد حسابرسی منابع انسانی. بیایید بفهمیم ممیزی پرسنل چیست، در چه شرایطی انجام می شود، از چه مراحلی تشکیل شده است و چگونه می توان آن را به تنهایی انجام داد.

نیاز به این رویداد در یک شرکت در موارد زیر بروز می کند:

• هنگام تغییر یک کارمند پرسنل مسئول حفظ سوابق پرسنل (پس از اخراج یا انتقال به موقعیت دیگر، به بخش، شعبه دیگر).
• پس از تحویل توسط بازرسی کار در مورد یک بازرسی برنامه ریزی شده آینده؛
• هنگامی که پس از اخراج یک کارمند متخلف تهدید حسابرسی وجود دارد (عدم پرداخت دستمزد، پاداش به موقع، اخراج به ابتکار کارفرما).
• هنگامی که در رهبری سازمان تغییری ایجاد می شود؛
• هنگام تطبیق اسناد پرسنل با قوانین فعلی پس از ایجاد تغییرات در آن.

قطعا، حسابرسی منابع انسانیرا می توان به یک شرکت ارائه دهنده که چنین خدماتی را ارائه می دهد، سپرد. افراد آموزش دیده ویژه بازرسی جامعی را با استفاده از روش های تعیین شده انجام می دهند و گزارشی از نتایج کار خود را به شما ارائه می دهند. این گزارش تخلفات شناسایی شده، پیامدهای احتمالی آنها را نشان می دهد و توصیه هایی برای حذف خطاها ارائه می دهد. با این حال، قیمت حسابرسی سوابق منابع انسانی بسیار بالا است. علاوه بر این، همه مدیران موافق نیستند که کار را با اطلاعات مربوط به کارکنان شرکت به شخص ثالث بسپارند.

می توانید خودتان آن را بررسی کنید. در این صورت لازم است دستور اجرا صادر شود حسابرسی منابع انسانیدر سازمان، اهداف و مقاصد این رویداد را تعیین کنید، یک کمیسیون مناسب تشکیل دهید (به عنوان مثال، متشکل از یک وکیل، معاون حسابدار، رئیس بخش پرسنل)، تعیین زمان حسابرسی. اجازه دهید مراحل اصلی اجرای مفهوم حسابرسی مدیریت سوابق پرسنل در یک سازمان را در نظر بگیریم.

ط. تعیین بسته مدارک لازم

هر کارفرما باید با استفاده از چارچوب قانونی، مقررات محلی را برای سازمان خود ایجاد کند. با اتخاذ مقررات محلی، کارفرما یک چارچوب قانونی داخلی ایجاد می کند که منعکس کننده شرایط کاری ایجاد شده برای کارکنان در این سازمان خاص است.

اول از همه، شما باید لیستی از اسنادی که باید در بخش پرسنل باشد تهیه کنید. اجباری بودن برخی اسناد به طور مستقیم در قانون کار تعریف شده است. به عنوان مثال الزام آور بودن قراردادهای کار در مواد 56 و 67، دفتر کار در ماده 66، آیین نامه داخلی کار در ماده 189 و برنامه مرخصی در ماده 123 پیش بینی شده است.

بسیاری از مقررات محلی به طور غیر مستقیم در قانون کار مورد بحث قرار گرفته اند (به عنوان مثال، میز پرسنلذکر شده در مواد 15، 57 قانون کار فدراسیون روسیه). با این حال، این بدان معنا نیست که نیازی به حضور آنها در بخش پرسنل نیست. علاوه بر قانون کار، نیاز به بسیاری از اسناد در سایر مقررات ذکر شده است، به عنوان مثال، کتاب حسابداری برای جابجایی دفاتر کار و درج آنها در فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 16 آوریل ذکر شده است. 2003 شماره 225.

برخی از اسناد ماهیت مشاوره ای دارند، به عنوان مثال، فرم های یکپارچه دستورات پرسنل. اما، با وجود این، اسناد پرسنل باید دقیقاً طبق فرم های یکپارچه نگهداری شوند، زیرا بسیاری از آنها به بخش حسابداری سازمان (به عنوان مثال، برای حقوق و دستمزد) مراجعه می کنند، و در این مورد می توانیم در مورد ماهیت اجباری این اسناد صحبت کنیم.

ما نباید فراموش کنیم که کارفرما در حال حاضر موظف است کارکنان را پس از امضا، با مقررات محلی مصوب که مستقیماً با فعالیت های کاری آنها مرتبط است، حتی قبل از امضا آشنا کند. قرارداد استخدام(ماده 22، 68 قانون کار فدراسیون روسیه). بنابراین، باید یک برگه آشنایی با این اسناد تهیه کنید یا یک گزارش آشنایی داشته باشید.

علاوه بر اسناد فوق، اسنادی وجود دارد که تحت شرایط خاصی اجباری می شوند (جدول را ببینید).

مشخصات اسناد مورد نیاز در کار خدمات پرسنلی

مدارک اجباری	نظرات
مقررات داخلی کار، مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی کارکنان، دستورالعمل های حفاظت از کار، قراردادهای کاری	هر کارفرمایی باید این مقررات محلی را داشته باشد. به هر شکلی گردآوری شده است. یکی از ویژگی های محتوای تمام اسناد محلی وجود شرایطی در آنها است که نمی تواند وضعیت کارگران را در مقایسه با شرایط تعیین شده توسط قانون کار و سایر اقدامات قانونی نظارتی بدتر کند.
میز پرسنل، برنامه تعطیلات، سفارشات فعالیتهای اصلی، سفارشات پرسنل (پذیرایی، انتقال، اعطای مرخصی، اخراج، اعزام به سفر کاری، ارتقاء کارمند)، کارت شخصی شماره T-2، برگه حسابداری ساعات کاری	حضور این مدارک الزامی است. حسابداری کار و دستمزد بر اساس اسناد حسابداری اولیه است که طبق فرم های استاندارد (به جز سفارشات برای فعالیت های اصلی) نگهداری می شود. این فرم ها در سازمان ها صرف نظر از شکل مالکیت آنها استفاده می شود
کتاب کار، کتاب حرکت کتاب کار و درج برای آنها، گزارش آموزش حفاظت از کار، گزارش اقدامات کنترلی	باید با استفاده از نمونه های تعیین شده انجام شود

اسنادی که ممکن است اجباری شوند

فهرست اسناد	شرایطی که تحت آن این اسناد اجباری می شوند
شرح شغل	اگر مسئولیت های شغلی در محتوا گنجانده نشده باشد قرارداد استخدام(یا پیوندی به شرح شغل در متن وجود دارد قرارداد استخدام)
مقررات مربوط به دستمزد و مشوق های مادی	اگر در قراردادهای کار، سیستم پاداش و مشوق های مادی مشخص نشده باشد (در صورتی که محتوای آن درج شده باشد، نیازی به چنین سندی نیست. قرارداد جمعییا به قوانین VTR)
لیست مشاغل برای کارگران با ساعات کاری نامنظم	در صورتی که سازمان دارای چنین حالتی باشد
برنامه شیفت	در صورتی که سازمان نوبت کاری را معرفی کرده باشد
مقررات حفاظت از اسرار تجاری	اگر در قرارداد استخدامرعایت اسرار تجاری توسط کارمند تضمین می شود
قرارداد جمعی	اگر توافقی در این مورد بین کارمندان و کارفرما حاصل شود
توافقنامه مسئولیت جمعی	اگر سازمان در حال انجام کار مطابق با فهرست کارهایی باشد که در حین انجام آن ممکن است مسئولیت مالی کامل جمعی (تیم) معرفی شود.
توافقنامه مسئولیت مالی فردی کامل	در صورتی که سازمان از کارکنان و افراد مسئول مالی استفاده کند

یک نکته مهم در بررسی پرسنل، ممیزی لاگ های ثبت نام خواهد بود. باید در نظر داشت که کلیه معاملات پرسنلی باید در مجلات (دفاتر) خاص حسابداری ثبت شود. این موارد عبارتند از: ثبت سفارشات برای پرسنل، قراردادهای کاری، پرونده های شخصی، کارت های شخصی شماره T-2، مرخصی ها، مأموریت ها در سفرهای کاری، صدور گواهی سفر، و همچنین سیاهه ها: ثبت گواهی مرخصی استعلاجی، صدور گواهی، بررسی وضعیت سوابق نظامی، کارمندان تحت معاینه پزشکی اجباری و غیره. در این مورد، می توانید از هر دو فرم تایید شده و مستقل از این اسناد استفاده کنید. اما طراحی مجلات باید یکنواخت باشد: ورقه ها شماره گذاری شده، مجله توری، مهر و موم شده با مهر مومی یا مهر و موم شده و توسط رئیس سازمان تایید شده است.

لازم به ذکر است که کارفرمایان می توانند سایر اسناد نظارتی محلی را ایجاد کنند که وجود آنها در قانون کار ذکر نشده است ، اما می توانند به طور قابل توجهی در کار خود کمک کنند ، به عنوان مثال ، روند انطباق کارکنان جدید (مقررات پرسنلی ، گواهینامه) را تسهیل کنند. ، سازگاری و غیره) .

II. انجام تایید اسناد

پس از تهیه لیستی از اسناد مورد نیاز برای بخش منابع انسانی، لازم است آنچه را که وجود دارد و آنچه باید باشد را با هم تطبیق دهیم تا متعاقباً تمام مدارک لازم پرسنل بازیابی شود. به راحتی می توان نتایج تطبیق را در یک جدول خلاصه کرد:

جدول تطبیق اسناد

سند موجود نیست	سند وجود دارد، اما نیاز به تغییرات و اضافات دارد	این سند به طور کامل با قوانین فعلی مطابقت دارد و نیازی به تنظیم ندارد
مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات شخصی کارکنان	مقررات داخلی کار (از این پس به عنوان Ts PVTR نامیده می شود) (در رابطه با اصلاحات متعدد در قانون کار فدراسیون روسیه ، پیش نویس ویرایش جدیدی از PVTR ایجاد کنید ، مطابق با مواد 190 ، 372 قانون کار تصویب کنید. فدراسیون روسیه، همه کارمندان را با امضا آشنا کنید)	میز پرسنل
دستورالعمل ایمنی کار	قرارداد استخدام(لطفاً اطلاعات از دست رفته را مستقیماً به متن اضافه کنید قرارداد استخدام، و شرایط از دست رفته توسط پیوست به تعیین می شود قرارداد استخدامیا توافق نامه جداگانه طرفین که به صورت کتبی با کارمندان رسمیت یافته است)	برنامه تعطیلات
...	...	...

جدول به وضوح نشان می دهد که کدام مقررات محلی نیاز به تجدید نظر دارند و کدام یک باید دوباره ایجاد شوند. اکنون نه تنها باید اسناد و مدارک صحیح قانونی تدوین شود، بلکه باید آنها را به درستی تأیید و اجرا کرد.

بیایید در نظر بگیریم که در شرایطی که مقررات داخلی کار قدیمی است و نیاز به تعدیل دارد، چه باید کرد. دو گزینه وجود دارد:

• انتشار نسخه جدید PVTR؛
• یک برنامه با اضافات و تغییرات در نسخه فعلی PVTR ایجاد کنید.

در هر دو مورد، الگوریتم تأیید همان است که در زمان ایجاد و تأیید اولیه این قانون نظارتی محلی وجود دارد.

مرحله 1. یک پیش نویس PVTR و توجیه آن تهیه می شود که به هیئت منتخب سازمان صنفی اولیه ارسال می شود (اگر سازمان دارای سازمان صنفی نباشد، نماینده دیگری (هیئت نماینده) از بین کارگران انتخاب می شود. می تواند منافع همه کارگران را نمایندگی کند (ماده 31 قانون کار فدراسیون روسیه)).

مرحله 2. اتحادیه کارگری حداکثر تا پنج روز کاری نظر مستدل در مورد پروژه را (به صورت کتبی) برای کارفرما ارسال می کند.

مرحله 3a. اگر هیئت نمایندگی کارگران با پیش نویس PVTR موافقت کند، قوانین توسط کارفرما تایید می شود.

مرحله 3b. اگر هیئت نمایندگی کارکنان با پیش نویس PVTR موافق نباشد یا پیشنهاداتی برای بهبود آن داشته باشد، کارفرما تغییرات پیشنهادی را در نظر می گیرد. کارفرما می تواند یا با تغییرات موافقت کند یا ظرف سه روز پس از دریافت نظر مستدل، پیش نویس PVTR را با نمایندگان اتحادیه کارگری در میان بگذارد تا به تصمیم متقابل برسد. اگر توافق حاصل نشود، تمام اختلافات در یک پروتکل ثبت می شود و کارفرما می تواند PVTR را اجرا کند.

مرحله 4. همه کارکنان پس از امضا به PVTR پذیرفته شده و تایید شده معرفی می شوند و در مکان های قابل دسترس برای مطالعه دقیق تر قرار می گیرند.

III. بررسی اسناد منابع انسانی

بنابراین، ما مشخص کرده ایم که کدام اسناد هنوز در بخش منابع انسانی نیستند، اما باید ظاهر شوند، کدام یک باید نهایی شوند، کدام یک می توانند بدون تغییر باقی بمانند. حال توجه به کیفیت اسناد، صحت تنظیم آنها از نظر مدیریت سوابق پرسنلی و سواد حقوقی حائز اهمیت است.

هنگام بررسی اسناد اداری، باید بررسی کنید که سفارشات برای فعالیت های اصلی جدا از سفارشات پرسنل ذخیره می شوند. همچنین بررسی کنید که احکام انتصاب مدیران (مدیر کل، مدیران بخش‌های ساختاری، حسابدار ارشد، مدیر تولید و غیره) چقدر درست تنظیم شده است.

کلیه مدارک پرسنلی دارای دوره های نگهداری متفاوتی هستند، بنابراین پس از اجرا، اسناد باید مطابق با نامگذاری موارد(در یک پرونده، اسناد نیز طبق معیارهای خاصی سیستماتیک می شوند)، این به شما امکان می دهد اسناد را ذخیره کنید، از ایمنی، سیستم سازی، حسابداری اسناد اطمینان حاصل کنید، اسناد لازم را به سرعت پیدا کنید و پرونده ها را به سرعت به ذخیره سازی بایگانی منتقل کنید. در تشکیل پرونده هاشما باید فوراً صحت اسناد را بررسی کنید - وجود ویزای تأیید ، امضاها ، شماره های ثبت نام ، یادداشت کارمند در مورد آشنایی با سفارش ، علائم اجرا.

توجه ویژه ای باید به روش نگهداری دفترچه های کار شود. اول از همه، شما باید در دسترس بودن یک کپی تایید شده از سفارش برای فعالیت اصلی در انتصاب فردی که مسئول حفظ سوابق کاری است را بررسی کنید. هنگام انجام ممیزی دفترچه های کار و درج آنها، باید مطمئن شوید که همه آنها در کتاب حسابداری برای جابجایی دفترچه های کار و درج آنها ثبت شده است، همه کتاب ها موجود است و همه درج ها در آنها انجام شده است (بر اساس). طبق دستورات مربوطه). کارت های شخصی کارکنان باید حاوی مطالب تکراری از دفترچه های کار (درج) در مورد استخدام، انتقال به شغل دائمی دیگر و اخراج و در کنار آنها امضای کارمند مبنی بر مطالعه این سوابق باشد. دفترچه های کار و درج آن ها باید با هم در گاوصندوق نسوز نگهداری شوند. کار با دفترچه های کار باید مطابق با قوانین نگهداری و ذخیره کتاب های کار و دستورالعمل های پر کردن دفترچه های کار انجام شود.

IV. حسابرسی و گزارش منابع انسانی

در خاتمه، کمیسیونی که انجام می دهد حسابرسی منابع انسانیگزارشی از وضعیت فعلی سوابق پرسنل تهیه می کند، تجزیه و تحلیل می کند که آیا اهداف حسابرسی محقق شده است یا خیر، کاستی های شناسایی شده را ثبت می کند، اقدامات لازم را تجویز می کند و نتیجه گیری می کند.

در صورت انتقال پرونده های مدیریت سوابق پرسنلی از فردی به فرد دیگر، کمیسیون علاوه بر این اقدام به پذیرش و انتقال پرونده ها می کند. در این قانون ثبت می شود که چه اسنادی بررسی شده است، چه ناهماهنگی ها و کاستی هایی پیدا شده است و فهرستی از پرونده های منتقل شده تنظیم شده است. پیوست به قانون فهرستی از کتاب های کار (نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی مالک و همچنین سری، شماره دفترچه کار و درج شده است)، فهرستی از پرونده های شخصی کارمندان، ثبت نام پرسنل، و غیره.

بنابراین، الگوریتمی را برای انجام یک رویه بسیار مهم و مسئولانه در نظر گرفته ایم حسابرسی منابع انسانی. در آینده، ما به بررسی بسیاری از جنبه های مربوط به سازماندهی کار خدمات پرسنلی ادامه خواهیم داد. به طور خاص ، ما با جزئیات بیشتری در مورد نحوه انجام مراحل پذیرش و انتقال پرونده ها و تنظیم قانون مربوطه صحبت خواهیم کرد.

دانلود رایگان برنامه های خودکارسازی حسابداری پرسنل، محاسبه طول خدمت، جریان اسناد، حسابداری قراردادها و مشتریان (سیستم CRM)

نام برنامه	توضیحات برنامه	محدوده برنامه

دستور انجام ممیزی پرسنل (تکمیل نمونه)

دستور شماره 68 مبنی بر انجام حسابرسی پرسنلی
برای به حداقل رساندن خطرات مرتبط با نگهداری نادرست اسناد پرسنل،
من سفارش می دهم:

1. انجام ممیزی داخلی پرسنلی با موضوع "ثبت استخدام و اخراج" از تاریخ 20/08/1391 لغایت 24/08/1391.
2. A.S. Larina، رئیس بخش حقوقی را به عنوان رئیس کمیسیون حسابرسی منصوب کنید.

- بازرس بخش منابع انسانی O.D. Moiseev؛
- حسابدار R.E. Antonov
4. ارائه گزارش از بازرسی انجام شده تا تاریخ 1391/08/31.
5. نظارت بر اجرای این دستور را به معاون مدیر G.N.Subbotin بسپارید.

کارگردان پتروف / I.P. پتروف/

موارد زیر با سفارش آشنا شده اند:

معاون مدیر Subbotin G.N. 2012/08/14، سابباتین
رئیس بخش حقوقی Larina A.S. 2012/08/14، لارینا
بازرس بخش منابع انسانی O.D. Moiseeva 2012/08/14، موسیوا
حسابدار Antonova R.E. 2012/08/14، آنتونوا

منبع - «پرداخت: حسابداری و مالیات»، 1391، شماره 10

دستور انجام ممیزی پرسنل برای بهبود کار بخش پرسنل و به حداقل رساندن خطرات مربوط به نگهداری نادرست اسناد پرسنل (نمونه پر کردن)

دستور شماره 31 در مورد انجام ممیزی پرسنلی
برای بهبود کار بخش منابع انسانی و به حداقل رساندن خطرات مربوط به نگهداری نادرست اسناد پرسنل،

من سفارش می دهم:

1. انجام ممیزی داخلی پرسنل با موضوع "استخدام" از 27 فوریه تا 5 مارس 2012.
2. معین زاکراشنی ر.د را به عنوان رئیس کمیسیون حسابرسی تعیین کنید.
3. در کمیسیون بگنجانید:
- مشاور حقوقی V.L. Brunin؛
- بازرس بخش منابع انسانی O.Yu. Morozov؛
- حسابدار حقوق و دستمزد Komarov Yu.S.
4. ارائه گزارش از بازرسی انجام شده تا 23 اسفند 1390.
5. سپردن نظارت بر اجرای این دستور به معاون زاکراشنی ر.د.

کارگردان Vasin / P.V. واسین/

موارد زیر با سفارش آشنا شده اند:
زاکراشنی ر.د. 1391/02/15، ذاکراشنی
برونین V.L. 2012/02/15، برونین
موروزوا O.Yu. 2012/02/15، موروزوا
کوماروا یو.اس. 2012/02/15، کوماروا

منبع - «اداره منابع انسانی یک سازمان بازرگانی»، 1391، شماره 3

دادگاه تجدیدنظر داوری چهارم مرکب از:

رئیس قاضی نیکیفوریوک E.O.

قضات لوماکو N.V.، Basaeva D.V.،

هنگام حفظ صورتجلسه دادگاه توسط منشی جلسه دادگاه

Solomina A.V. با رسیدگی به درخواست تجدیدنظر در دادگاه علنی

موسسه دولتی - شعبه منطقه ای صندوق در ایرکوتسک

بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه (شعبه شماره 13) برای تصمیم گیری

17457/2018 به درخواست شرکت سهامی "بانک شخصی شما" به نمایندگی

مدیر ورشکستگی شرکت دولتی "آژانس بیمه"

سپرده" (OGRN 1063800023572، TIN 3818021045، مکان: 666780،

منطقه ایرکوتسک، شهر Ust-Kut، خیابان Kirova، 85 A) به ایالت

موسسه - شعبه منطقه ای ایرکوتسک صندوق بیمه اجتماعی

فدراسیون روسیه (شعبه شماره 13) (OGRN 1023801012905؛ مکان:

ایرکوتسک، خ. Timiryazev, 35) در مورد باطل کردن قطعنامه شماره 62ns

مورخ 1397/02/27 و شماره 183s مورخ 1397/06/15 در مورد وصول حق بیمه، جرائم و جرایم

به هزینه اموال شخص حقوقی یا حقیقی بیمه شده

کارآفرین،

(دادگاه بدوی - Kozlova I.V.)

هنگام شرکت در جلسه دادگاه:

از طرف متقاضی: ظاهر نشد، مطلع شد.

از طرف ذینفع: حاضر نشد، مطلع شد.

نصب شده است:

شرکت سهامی "بانک شخصی شما" با وکالت امین ورشکستگی

شرکت دولتی "آژانس بیمه سپرده" (از این پس متقاضی نامیده می شود،

شرکت VLBANK (JSC) به دادگاه داوری منطقه ایرکوتسک شکایت کرد

درخواست به موسسه دولتی - شعبه منطقه ای ایرکوتسک

صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه (شعبه شماره 13) (از این پس

شخص ذینفع، موسسه، بنیاد) برای ابطال

مصوبات 62 ث 27 فوریه 2018 و 183 n 25 ژوئن 2018 در مورد وصول بیمه

کمک ها، جریمه ها و جریمه ها به هزینه اموال شخص حقوقی بیمه شده یا

شخص کارآفرین.

با تصمیم دادگاه داوری منطقه ایرکوتسک، الزامات ذکر شده است

راضی. قطعنامه های موسسه دولتی - ایرکوتسک

شعبه منطقه ای صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه در مورد

اخذ حق بیمه، جریمه و جریمه به هزینه اموال بیمه شده –

شخص حقوقی یا کارآفرین انفرادی شماره 62 ns مورخ 7 بهمن 1396 و شماره .

183 مورخ 15 ژوئن 2018 غیرقانونی اعلام شد زیرا مطابق با فدرال نبود.

بیمه اجتماعی اجباری در برابر حوادث ناشی از کار و

بیماری های شغلی" (از این پس به عنوان قانون فدرال شماره 125-FZ نامیده می شود) توسط بیمه شده

یک شخصیت حقوقی به هر شکل سازمانی و قانونی (از جمله

یک سازمان خارجی که در قلمرو فعالیت می کند

فدراسیون روسیه و شاغلان شهروندان فدراسیون روسیه) یا

فردی که افراد مشمول تامین اجتماعی اجباری را استخدام می کند

بیمه حوادث صنعتی و بیماریهای شغلی

بیمه گذار طبق روال مقرر و به ترتیبی که دستگاه اجرایی تعیین می کند مکلف است

توسط بدن صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه، مهلت جمع آوری و انتقال

حق بیمه برای بیمه اجتماعی اجباری در برابر حوادث به بیمه گر

پرونده های شغلی و بیماری های شغلی به صندوق اجتماعی

بیمه فدراسیون روسیه

کنترل بر فعالیت های بیمه شده در تعهدی و پرداخت بیمه

کمک ها مطابق با بند 8 بند 2 ماده 18 قانون فدرال شماره 125-

قانون فدرال به صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه و آن سپرده شده است

دستگاه های اجرایی

یک نکته مهم در بررسی پرسنل، ممیزی لاگ های ثبت نام خواهد بود. دفاتر ثبت سفارش پرسنل همراه با سفارشات بررسی می شوند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات به درستی وارد شده و هیچ شکافی در ثبت وجود ندارد. هنگام بررسی، توجه به کیفیت اسناد، صحت تهیه آنها از نظر مدیریت سوابق پرسنلی، سواد قانونی و رعایت الزامات آرشیوی را توصیه می کنیم. به طور خلاصه، توصیه می کنیم نتایج تطبیق را در یک جدول نمایش دهید (مثال 3). جدول به وضوح نشان می دهد که کدام اسناد و مقررات محلی نیاز به بهبود دارند و کدام یک باید ایجاد شوند. در پایان، گزارشی از وضعیت فعلی سوابق پرسنل تهیه می شود، تجزیه و تحلیل می شود که آیا اهداف حسابرسی محقق شده است، کاستی های شناسایی شده ثبت می شود، اقداماتی که باید انجام شود تجویز می شود و نتیجه گیری می شود (به عنوان مثال) 4).

گزارش حسابرسی تصادفی مدیریت سوابق پرسنل - حسابرسی

فهرست تمام اسناد متعلق به این گروه در جدول 1 آورده شده است. جدول 1 اسناد پرسنلی اجباری برای همه کارفرمایان پیوند سند به قانون هنجاری مقررات داخلی کار هنر. 189، 190 قانون کار فدراسیون روسیه مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی، بند 8 هنر. 86 قانون کار فدراسیون روسیه دستورالعمل های مربوط به حفاظت از کار هنر. 212 قانون کار فدراسیون روسیه مقررات مربوط به حقوق. 135 قانون کار فدراسیون روسیه هنر برنامه تعطیلات. 123 قانون کار فدراسیون روسیه جدول کارمندان هنر. 57 قانون کار فدراسیون روسیه برگه زمان کار هنر. 91، 99 قانون کار فدراسیون روسیه دستورات مربوط به فعالیت های اصلی دستورالعمل برای پر کردن فرم T-3 قطعنامه کمیته آمار دولتی مورخ 25 دسامبر 1998 شماره 132 "در مورد تایید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت تجارت". عملیات»، بند 45 فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 16 آوریل 2003 شماره 225 «درباره کتاب کار» و غیره. کتاب حسابداری حرکت دفاتر کار و درج در آنها ص.
40، 41 احکام دولت فدراسیون روسیه در 16 آوریل 2003

ما اسناد بخش پرسنل را بررسی می کنیم

در جریان حسابرسی موارد زیر در نظر گرفته شد:

• پشتیبانی هنجاری و روش‌شناختی برای بخش‌های ساختاری سازمان در امور اداری؛
• صحت و به موقع بودن کارکنانی که وظایف اداری را در بخش های ساختاری انجام می دهند.

کمیسیون موارد زیر را یافت:

• کار اداری در بخش های ساختاری مطابق با دستورالعمل های مربوط به کار اداری CJSC "Profile" و سایر مقررات محلی حاکم بر فرآیندهای دفتری در سازمان انجام می شود.
• بخش های ساختاری با نسخه هایی از کلیه مقررات محلی تنظیم کننده فرآیندهای اداری در سازمان ارائه می شوند.
• Episheva R.T. و ریازانوف I.M.

تهیه اسناد پرسنلی برای بازرسی کار

دفاتر ثبت کلیه پرسنل باید با مهر و امضای رئیس شرکت و دفترچه ثبت جابجایی دفترچه کار و درج در آنها و دفترچه رسید و هزینه حسابداری فرمهای دفتر کار و دفترچه هزینه و حسابداری باشد. درج در آنها مهر و موم شده یا با مهر و موم مهر و موم شده است. ثبت نتایج ممیزی پرسنل بر اساس نتایج ممیزی پرسنل، افرادی که حسابرسی را انجام داده اند گزارشی از نتایج حسابرسی تهیه می کنند. گزارش حسابرسی منابع انسانی خطاهای شناسایی شده و اقدامات لازم برای از بین بردن این خطاها را نمایش می دهد، در مورد وضعیت سوابق منابع انسانی و خطراتی که شرکت با آن مواجه است نتیجه گیری می کند.
گزارش را می توان به دو بلوک تقسیم کرد. در بلوک اول، نتایج حسابرسی اسناد اجباری پرسنل برای شرکت (مقررات محلی، سفارشات برای فعالیت های اصلی، برنامه زمانبندی کارکنان، برنامه تعطیلات و غیره) را شرح دهید.

تنظیم قوانین در مدیریت سوابق عمومی و پرسنلی

توجه

گواهی بازرسی از فعالیت های کارکنان مسئول کار اداری در بخش های ساختاری سازمان شرکت سهامی بسته "نمایه" نام سازمان ACT 07.10.2013 شماره 2 مدیر کل مسکو محل تنظیم نام موقعیت رئیس سازمان بازرسی از فعالیت های کارکنان مسئول کارهای اداری در بخش های ساختاری سازمان Vasiliev M.V. رونوشت امضای Vasiliev 10/07/2013 دلیل: برنامه زمانبندی بررسی فعالیت های بخش های ساختاری CJSC Profile در سال 2013، مصوب 3 به تاریخ 14/01/2013 کمیسیون متشکل از: رئیس: مدیر اداری Shestaev L.B.

اعضای کمیسیون: رئیس مدیریت پرسنل T.I. Klimova، دستیار مدیر کل M.S. Leontyeva.

گزارش نتایج حسابرسی مدیریت سوابق پرسنل

فرم کارت شخصی توسط کمیته دولتی آمار فدراسیون روسیه تأیید شده است. - دستورات پرسنل (دستورات استخدام کارمند، انتقال به شغل دیگر، اعطای مرخصی، فسخ (فسخ) قرارداد کار، اعزام به سفر کاری، ترفیع). فرم‌های این فرم‌های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه توسط قطعنامه شماره 1 تأیید شده است. طبق بند 2 قطعنامه مورد بررسی، این فرم‌ها به سازمان‌هایی که بدون توجه به شکل مالکیت آنها در قلمرو فدراسیون روسیه فعالیت می‌کنند، گسترش می‌یابد. ; - پرونده های شخصی کارکنان

نیاز به نگهداری آنها توسط مقررات بخش تعیین شده است. به عنوان مثال، هنر.

گزارش تایید سوابق پرسنل

Leontyev این عمل توسط: Gavrilova P.R. بازبینی شده است. Gavrilova 10/08/2013 Episheva R.T. اپیشوا 10/08/2013 کوستینا A.A. کوستینا 10/08/2013 ریازانوف I.M. Ryazanov 10/08/2013 در مورد شماره 24-56 پترووا 10/08/2013 اقدامات مربوط به مدیریت سوابق پرسنل در مدیریت سوابق پرسنل، اغلب اعمال به منظور ثبت تخلف انضباطی توسط یک کارمند، امتناع وی از حمل تنظیم می شود. دستورات مدیر یا واقعیت دیگری که در صورت اختلاف احتمالی با کارمند به کارفرما کمک می کند قانونی بودن اقدامات خود را اثبات کند.

به عنوان مثال، هنگام فسخ قرارداد کار به دلیل غیبت کارمند در روز اول، این کارفرما است که باید ثابت کند در یک روز مشخص کارمند جدید او در محل کار غایب بوده است و از گزارش به عنوان استفاده می شود. شواهد و مدارک.

قانون تأیید مدیریت سوابق پرسنل

• مقررات حفاظت از اطلاعات شخصی کارکنان (ماده 88 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
• مقررات مربوط به پاداش و پاداش (ماده 135 قانون کار فدراسیون روسیه)؛

• مقررات مربوط به اسرار تجاری (قانون فدرال 29 ژوئیه 2004 شماره 98-FZ "در مورد اسرار تجاری" (در 24 ژوئیه 2007 اصلاح شده)).
• مقررات مربوط به سفرهای کاری؛
• مقررات مربوط به صدور گواهینامه کارکنان

بررسی در دسترس بودن دفترچه های کار و صحت نگهداری آنها، وجود دفترچه ای برای ثبت جابجایی دفترچه ها و درج ها، در دسترس بودن فرم های دفترچه کار و درج و همچنین دستور تعیین کارمند مسئول برای نگهداری، ذخیره، ثبت و صدور دفترچه کار الزاماً باید در حوزه بررسی اسناد پرسنلی گنجانده شود.

قانون فرم های توصیه شده این مجلات را تعیین نمی کند، بنابراین در هر سازمانی آنها به شکل رایگان توسعه می یابند. الزامی است کلیه صفحات مجله شماره گذاری، دوخته شده، ممهور به مهر سازمان و امضای رئیس سازمان یا مسئول نگهداری مدارک پرسنلی باشد. زمانی که لیست مدارک لازم برای سوابق پرسنلی کامل مشخص شد، تطبیق اسناد انجام می شود که فرآیند مقایسه مدارک موجود در موسسه و مدارک مورد نیاز است.

این را می توان در قالب یک جدول ارائه کرد. فهرست مدارک مورد نیاز سند موجود سند موجود نیست یادداشت جدول کارکنان + برنامه مرخصی + مقررات مربوط به حقوق و پاداش + در رابطه با تغییرات در قانون کار، پیش نویس ویرایش جدید آیین نامه را تهیه و مطابق با هنر تصویب کنید.

نمونه گزارش تایید سوابق منابع انسانی

• سیاهههای مربوط به ثبت سفارشات (در پرسنل، تعطیلات، سفرهای کاری)؛
• سوابق کاری؛ کتاب حسابداری برای جابجایی دفترچه های کار و درج برای آنها دستور انتصاب یک مسئول برای نگهداری و ذخیره دفاتر کار.
• شرح شغل؛
• دستورات مربوط به اعطای مرخصی (سالانه، اضافی، آموزشی، مرخصی بدون حقوق، مرخصی مراقبت از کودک)؛
• برنامه های تعطیلات؛
• درخواست های کارمند (برای تعطیلات، در صورت انحراف از برنامه تعطیلات (سالانه، اضافی، آموزشی، مرخصی بدون حقوق، مراقبت از کودک، سایر برنامه ها، درخواست های اخراج).
• کارت های شخصی کارمندان طبق فرم یکپارچه T-2؛
• دستورات اعزام کارمندان به سفرهای کاری.

مهم

این معمولاً در مورد اقدامات تنظیم شده در مورد تخلفات انضباطی کارکنان اعمال می شود. به عنوان مثال، اگر لازم باشد این واقعیت که یکی از کارمندان بخش تأخیر داشته است، مستند شود، کمیسیون ممکن است شامل موارد زیر باشد. از همکارانش که محل کارشان در همان دفتر است (برای جزئیات بیشتر به بخش «اقدامات در سوابق پرسنلی» مراجعه کنید). انواعی از اعمال وجود دارد که نیازی به حضور کمیسیون ندارند (مثلاً اعمال انتقال پرونده ها که توسط کارمند انتقال پرونده ها و کارمند پذیرنده آنها تنظیم می شود) (مثال 2).

قانون پذیرش و انتقال امور دفتری شرکت سهامی باز "کارخانه محصولات لبنی" قانون 19/09/2013 شماره 1 مسکو پذیرش و انتقال امور اداری در رابطه با آزادی Rumyantseva A.P. از سمت رئیس دفتر OJSC "کارخانه محصولات لبنی" در 20 سپتامبر 2013 و انتصاب O.V. Fedorova به این سمت.

قانون تأیید مدیریت سوابق پرسنل موسسه بودجه ایالت فدرال

سازمان نگهداری نمی کند: - دفترچه ثبت سفارشات برای پرسنل با دوره ذخیره سازی 5 سال و 75 سال؛ - کتابی در مورد آشنایی کارمند با مقررات داخلی؛ - کتابی در مورد آشنایی کارمند با دستورالعمل های حفاظت از کار و اقدامات احتیاطی ایمنی؛ - کتابی در مورد آشنایی کارمند با مقررات حقوق و دستمزد. - کتابی در مورد آشنایی کارمند با مفاد داده های شخصی؛ - دفتر حسابداری قراردادهای کار و موافقت نامه های اضافی به آنها. 2. کارکنان هنگام ورود به کار با مقررات داخلی کار، شرح وظایف، دستورالعمل های حفاظت از کار و ایمنی در محل کار، مقررات مربوط به حق الزحمه و مقررات مربوط به اطلاعات شخصی کارکنان آشنا نیستند. 3.