Оформление вкладыша в трудовую книжку образец. Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку? Запись в трудовой о вкладыше

Главная » Кадры » Как заполнить и подшить вкладыш в трудовую книжку

Ситуация, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной, не так уж распространена в повседневной жизни, поэтому иногда даже опытные сотрудники отдела кадров не всегда осведомлены, как осуществляется ведение вкладыша в трудовую книжку, оформляемого после того, как в основном документе не осталось свободных граф.

Как оформить

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03. В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.

Обратите внимание! При оформлении вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп с надписью о том, что была произведена выдача соответствующего документа с указанием его серийного номера. Так как документ имеет строго унифицированную форму, идентичную самой трудовой книжке, его оформление осуществляется по тем же принципам.

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки. существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Нумерация во вкладыше

Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.

Образец записи

Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:

Фамилия работника;
Имя сотрудника;
Отчество;
Полная дата рождения;
Имеющееся образование;
Профессия или специальность;
Проставляется дата заполнения документа;
Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Вот так выглядит образец записи на развороте документа:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:

Обратите внимание! Произведенная запись заверяется печатью учреждения и подписью руководителя. Идентично приведенному примеру происходит заполнение раздела о награждениях.

Как вшить вкладыш

В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.

Кто должен покупать вкладыш

Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.

Обратите внимание! Приобретение в магазине может оказаться значительно дешевле, чем выплата стоимости учетного документа в бухгалтерию организации, ведь при заказе из типографии компания понесет дополнительные расходы, например, связанные с доставкой.

Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша

В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.

Дубликат вкладыша

Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.

Вкладыш в трудовую книжку — правила оформления

Если в один из разделов трудовой книжки больше нет возможности вписывать сведения о сотруднике, в таком случае необходимо использовать так называемые вкладыши. Дополнительные страницы стали отличной альтернативой для того, чтобы каждый раз не заводить новое рабочее удостоверение. Они являются актуальными для тех, кто ведет деятельность активно и достаточно часто меняет рабочие места. И хотя основные принципы заполнения дополнительных страниц являются аналогичными с теми, которые применяются для основных листов, но определенные нюансы присутствуют, и их следует учитывать.

Вопрос оформления регламентируется Постановлением Минтруда и другими нормами от Правительства. За заполнение вкладыша в трудовую книжку отвечает именно тот работодатель, у которого в данный момент работает человек. Особенностью оформления титульного листа является тот факт, что проставлять нужно фактическую дату внесения данных, а не дату, когда была заведена книга. В данной ситуации кадровые работники вписывают актуальные сведения о сотруднике, поскольку нередко фамилия и другая информация может меняться с течением времени. Под каждой записью также проставляется подпись и печать.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна продолжать установленный в книге порядок. Поэтому если последняя страница в книге – 16-я, то первый дополнительный лист будет – 17-й.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Дополнительные страницы применяются, когда закончились основные. Даже если на основных страницах не хватило места для последней записи, то ее можно перенести на дополнительные.

Многих интересует, кто покупает вкладыш в трудовую книжку работник или работодатель. Сама функция оформления соответствующего процесса относится к обязательным действиям нанимателя. Если в момент, когда нужно внести новые данные, основные страницы в книге работника заканчиваются, то кадровые сотрудники обязаны позаботиться о новых вкладываемых листах. Однако за оплату этих листов отвечает именно работник. Он должен возместить полную стоимость этих бланков. Оплата выполняется одним из следующих способов:

Перечисление на банковский счет;
Перечисление средств через кассу;
Удержание нужной суммы с зарплаты.

Читайте также: Больничный при беременности

В любом случае работодатель с работником должны заранее договориться о том способе, при помощи которого будет осуществлена оплата.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В правилах заполнения и учета рабочих удостоверений каждого гражданина указано, что при необходимости имеется возможность вшить новые страницы в этот документ. Других сведений об этом в установленном порядке нет. Поэтому качество применяемых ниток и точное место для вшивания выбирается непосредственно работодателем, занимающимся оформлением книги. На практике кадровые сотрудники для вшивания выбирают место сразу за последней страницей и непосредственно перед задней обложкой. При этом использовать степлер вместо ниток запрещено, потому что со временем металл окисляется, и соответственно страницы с внесенными записями могут быть испорчены.

Заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку – образец

Перед оформлением нового бланка подчиненный должен составить надлежащее заявление на имя руководителя организации. После указания в верхней части обращения ФИО и должности заявителя в тексте приводится просьба о выдаче нового листа. По существующим правилам упоминается стоимость бланка и согласие с тем, что деньги будут удержаны с заработной платы за следующий период. В завершении обращения требуется поставить подпись и датировать документ.

Скачать образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку – образец

Наиболее стандартный вид данной записи представляет собой проставление специальной печати, которая служит подтверждением выдачи дополнительного листа для рабочего удостоверения. В содержании представленного документа отмечается, что был выдан дополнительный бланк, а также упоминается серия с номером этой страницы. На этом же листе традиционно вносятся и другие данные – об образовании, специальности, изменениях и прочее.

Скачать образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них — образец

Основной документ, при помощи которого осуществляется контроль за рабочими удостоверениями трудящихся — журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому именно в журнал учета и движения в обязательном порядке вносится информация о дополнительных бланках. От работника при увольнении могут затребовать подпись в этом журнале, которая подтвердит получение на руки книги. В соответствующий акт последовательно вносятся данные о документах работника и о самом работнике.

Скачать образец книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них

Важным условием при оформлении рабочих отношений является следование установленным законом нормам. Это касается в особенности тех случае, когда речь идет о внесении данных в рабочий документ трудящегося. Корректное заполнения представленного акта имеет важное значение, в частности, при выходе на заслуженных отдых.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Читайте также: Увольнение по статье 81 пункт 6

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек>
зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел>
вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов>
зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Официальное трудоустройство предполагает обязательное оформление записей в трудовой книжке. Это регламентировано Трудовым Кодексом (ТК) РФ. Трудовая – главный документ работающего человека, отражающая все этапы трудовой деятельности: от первого трудоустройства и до пенсии. Поэтому она является основанием для оформления пенсионного обеспечения в РФ.

Про заполнение трудовой книжки при смене фамилии читайте в этой статье.

Случается, что работник часто меняет место работы или же активно продвигается по служебной лестнице. Поэтому трудовая такого гражданина содержит огромное количество записей. Ведь все события в трудовой жизни человека находят свое отражение в этом документе: прием на работу, назначение на новую должность, увольнение, получение дополнительного образования, поощрения, увольнение и т. д.

Трудовая книжка имеет определенное количество листов, и, если записей много, она заканчивается. Согласно трудовому законодательству, данный документ у гражданина может быть только один. Поэтому, для возможности внесения новых записей существует специальный вкладыш (Постановление Правительства №225 от 16.04.2003 года). Рассмотрим, как заполнить, и как вшить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с законодательством.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке можно узнать здесь.

Вкладыш для трудовой

Вкладыш представляет собой дополнительные листы для трудовой книжки, отпечатанные, как и сама трудовая, в объединении «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ. Вкладыш – унифицированный документ установленного образца. Он является продолжением основной трудовой книжки, поэтому отдельно от нее вкладыш не действителен.

Вкладыши должны храниться в бухгалтерии и выдаваться отделу кадров по требованию. Вкладыши также можно приобрести в магазине, где продаются различные бланки документов.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Когда в трудовой не осталось чистых страниц на помощь придет вкладыш. Это официально узаконенный бланк, который позволяет продолжать ведение трудовой дальше без замены на новую.

Трудовая деятельность практически любого человека достаточно продолжительна по времени до того момента, как наступает пенсионная пора. При этом трудовой путь отдельного гражданина может сопровождаться столь большим количеством записей в «трудовой», что они способны исчерпать запас свободных листов достаточно быстро. В случае наступления этого события не возникает необходимость в новом документе, так как для этого предусмотрен соответствующий вкладыш.

С помощью такого вкладыша расширяются возможности «трудовой» в плане появления новых листов, но здесь необходимо понимание правильности его использования, что актуально не только для кадровиков, но и для работников. Последние должны быть заинтересованы в соблюдении правильности заполнения «трудовой», так как от этого зависит не просто возможность получения пенсии, но и ее размер.

Даже самая незначительная ошибка со стороны кадровиков может привести к таким проблемам, которые заставят тратить много времени и собирать различные справки, чтобы восстановить стаж. Для исключения такой ситуации следует не только обладать определенными знаниями в рамках рассматриваемой темы, но и проверять периодически состояние трудовой книжки.

Что надо понимать под вкладышем

Дополнение в виде вкладыша – это документ, обеспечивающий возможность продолжения учета трудового стажа. Такое случается тогда, когда сделана последняя запись и в графе, предназначенной для внесения сведений, больше не осталось места. В данном случае запрещается использование альтернативных способов продления «жизни» трудовой книжки:

внесение записей в графу, в которой отражаются сведения о награждениях и различных поощрениях, путем ее переименования;
вклеивание дополнительных листов из других бланков;
заведение новой «трудовой».

Единственно допустимый способ, обеспечивающей продолжение записей в документе, который «исчерпал» себя, – это подшивка вкладыша. Любые другие действия могут быть расценены с точки зрения подделки документа, что способно привести к определенным правовым последствиям.

Наличие вкладыша может восприниматься как должное, которому не придаётся серьёзного значения. А его отсутствие может привести к неприятным последствиям .

Внешний вид и описание:

Бланк имеет 36 страниц
Картонную обложку;
Формат 88х125 мм;
С элементами защиты.
Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе - 9 разворотов, а для награждений – 8.

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности , о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Нужна ли голограмма на вкладыше?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя .

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении.

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Имеет ли силу без основной трудовой книжки (сам по себе)?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа , то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Регламентирующий документ

В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Оформление вкладыша

Вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Штамп “вкладыш выдан”

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша , и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Титульный лист

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

фамилия, имя, отчество работника;
дата рождения;
образование;
специальность.

Рисунок 1 – Образец заполнения титульной страницы вкладыша

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Рисунок 2 – образец заполнения вкладыша (страницы сведений о работе)

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Проставление печати

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

Нумерация записей

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш является недействительным.

Производится оформление двумя способами:

Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
Ниже указывается серия и номер вкладыша.
В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Вшитие

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе , затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Ошибки во вкладыше и другие тонкости

Неверная запись

Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Вкладыш закончился

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Вкладыш утерян

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша , который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Вкладыш испорчен, брать новый?

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

При смене фамилии работником

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Типовые ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка , когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника , хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Кто и где покупает вкладыш в трудовую

В п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Производится ли удержание с работника

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника , за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Сколько стоит?

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

Бухучет

В Постановлении №69 утверждена форма приходно-расходной книги, в которой отражаются данные о приобретенных бланках книжек и вкладышей.

Данная книга ведется бухгалтером, а вот кадровый работник, ответственный за ведение и хранение оговоренных бланков ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о порядке расходования бланков, а также о необходимости их приобретения.

Краткие итоги:

Без ТК сам по себе вставной лист, даже с подписями и печатями, недействителен.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку (образец ниже) не начинается с первой страницы, а продолжает уже начатую в ТК.

Можно переносить запись с ТК на вклеиваемый лист с того места, на котором она оборвалась.

Изменение данных работника обязательно проводится по всем страницам ТК, включая вклеенные.

Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

По результатам своих собственных наработок и коллег из kadriruem.ru

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек}
зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел}
вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов}
зачеркивание неточных или неверных записей.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Трудовая книжка – важнейший документ сотрудников любой организации или предприятия. Ее ведение и заполнение должно быть точным и соответствовать Инструкции, утвержденной правительственным постановлением. Также некоторые данные следует сверять с Правилами, которые были утверждены аналогичным образом. Такие вопросы, как нумерация во вкладыше в трудовую книжку, должны решаться в соответствии с законодательными актами.

Правила хранения и ведения трудовых документов

Согласно Постановлению №225, ведение и хранение трудовых книг, изготовление бланков происходит на основании Правил. В разделе 5 этих Правил представлена информация в виде статей 38 и 39 о вкладыше в трудовую книгу.

Статья 38 гласит, что в случае заполнения всех страниц одного раздела книжки, в нее следует подшить специальный вкладыш. Он оформляется работодателем в том же порядке, что и трудовая книга. Также в статье есть указание, что без основного документа отдельный вкладыш не является действительным и не может предъявляться в Пенсионный фонд или в другие организации как часть определенной трудовой книжки.

Таким образом, если у вас случайно оторвался вкладыш из трудовой книги, действовать следует немедленно, чтобы в дальнейшем не доказывать в суде свое право на стаж на основании вкладыша.

При заполнении вкладыша в книжке нумерация идет последовательная от записей в трудовой: при внесении записи должен указываться следующий номер по порядку от последней записи.

В статье 39 идет речь о том, что при выдаче каждого вкладыша в книге делают пометку в виде штампа с записью «Выдан вкладыш». При этом указываются серия и номер данного документа. Эти сведения являются индивидуальными, как серия и номер паспорта гражданина РФ.

Вкладыш

При выдаче вкладыша в трудовую книжку ставится штамп и производится проставление нумерации. Это происходит потому, что некоторые работники часто меняют место работы. В таком случае наступает момент, когда в раздел «Сведения о работе» невозможно добавить очередную запись по причине отсутствия свободного места. Что же нужно и чего нельзя делать в такой ситуации?

Нельзя выполнять следующие действия:

изменять заглавие первой страницы «Сведений о награждении» на «Сведения о работе» и продолжать вести учетные записи;
подшивать или приклеивать чистые листочки;
вырывать чистые страницы с пустых книг, чтобы сделать вкладыш в трудовую книжку, – в таком случае последующая нумерация будет признана недействительной.

Минтруда РФ выдало Постановление №69 от 10.10.2003, согласно которому была утверждена Инструкция. На ее основании ведется хранение и заполнение трудовых книг и вкладышей. В ней говорится, что в случае окончания одного раздела книги в отделе кадров предприятия оформляется вкладыш по форме в соответствии с Правилами, утвержденными в законодательном порядке. Во время выдачи вкладыша на титуле трудовой книги ставится штамп в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции.

Титул вкладыша оформляется на основании паспорта и документа об образовании сотрудника. Далее ставится фактическая дата, когда вкладыш заполнялся. Перед тем как ставить штамп, необходимо заполнить вкладыш. Когда подшивается вкладыш в трудовую книжку, могут быть допущены ошибки. Нумерация должна происходить своевременно, чтобы на штампе можно было указать правильные данные.

Нумерация записей в подшитом вкладыше

Нумерация на вкладыше ведется в соответствии с записями трудовой книги. При этом ставится порядковый номер, следующий за тем, который был указан при внесении последней записи в книжку. Пункт 27 Правил предусматривает исправление во вкладыше в случае внесения неточных или неправильных данных. Делать это необходимо по месту работы.

Зачеркивание и взятие неверной записи в скобки не допускаются. При внесении неверного порядкового номера следует внести коррективы, допустимые Инструкцией: нужно сделать запись о том, что определенный пункт недействителен, и вписать новой строкой правильные данные.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку : Видео

Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.

В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
вклеивать, вшивать чистые листы;
вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ - вкладыш.

Это особый , который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

9 для сведений о работе;
8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

Выдача бланка . Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
Первичное оформление . На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
- полные ФИО согласно паспорту;
- дата рождения;
- образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
- профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
- дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
- фамилия кадрового работника.
Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.
Внесение записей . Информация вносится так же, как и в трудовую:
- нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
- во втором столбце пишется дата записи;
- третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
- в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую . Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки - между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

Допущенные при оформлении . Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
Сделанные в процессе ведения . Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
- неправильная дата приёма на работу;
- не указано наименование организации;
- отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
- сокращение слов в любых полях;
- заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
- внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.