В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчётными лицами, которые получают деньги из кассы на административно-хозяйственные и операционные расходы. Зачастую за сотрудником числится «незакрытая» дебиторская задолженность.
Подотчётное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами. Если подотчётное лицо в установленный срок не вернуло неиспользованные денежные средства в кассу предприятия, то за работником образуется дебиторская задолженность, которую работодатель может удержать с работника не позднее одного месяца, если работник согласен с удержаниями. При невозможности удержания невозвращённых подотчётных сумм из заработка работника по каким-либо причинам, организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы.
Бухгалтерский учёт
По нашему мнению, в случае образования дебиторской задолженности по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» организация может придерживаться следующей схемы проводок:
- Дт 94 Кт 71 – в момент истечения срока для предъявления авансового отчёта либо возврата денежных средств в кассу предприятия;
Если сотрудник предоставил письменное объяснение, согласен с удержанием этой суммы со своей заработной платы, при этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20 процентов, делается проводка:
- Дт 70 кт 94 – в момент издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;
Если работник не согласен с удержаниями либо истёк месячный срок для издания распоряжения руководителя организации по взысканию невозвращённой суммы подотчётных средств, а сумма причинённого ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то делается проводка:
- Дт 73 Кт 94 – в момент истечения разумного срока для согласия работника с удержанием этой суммы из заработной платы либо в момент истечения месячного срока для издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;
В случае расторжения трудового договора с должником:
- Дт 76 Кредит 73 – на следующий день после расторжения трудового договора;
В случае прощения долга либо в случае истечения срока исковой давности по невозвращённой сумме подотчётных средств делается проводка:
- Дт 91 Кт 76 (73) – на момент издания приказа руководителя о прощении долга либо на момент издания приказа о признании её долгом, который является нереальным для взыскания.
Налоговый учёт
Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ установлено, что к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадёжных долгов. Налоговым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований для признания задолженности безнадёжной. Одним из них является истечение срока исковой давности. По истечении срока исковой давности долг по невозвращённой сумме можно признать безнадёжным и включить в состав внереализационных расходов.
Работодателю следует удерживать НДФЛ с подотчётных сумм, которые сотрудник не вернул (не подтвердил документально расходы). Если удержать не удалось, работодатель должен направить уведомление в налоговый орган и сотруднику. Если деньги, полученные под отчёт, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму следует начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно зачесть (вернуть), после того как работник вернёт деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
По материалам www.b-kontur.ru
Выдавая сотрудникам деньги под отчет, предприятие или предприниматель (далее по тексту — предприятие) всегда должны быть начеку: средства могут и не вернуться! И что тогда делать?
В этом случае законом допускаются крайние меры со стороны работодателя.
Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?
Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.
Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.
Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:
- окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
- или со дня выхода на работу.
Именно в этот момент и признается задолженность, но не доход подотчетного лица!
Например, сотруднику выдали средства на покупку канцтоваров 12 июля до 18 июля. Таким образом, он должен сдать авансовый отчет до 21 июля включительно. И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.
Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.
На основании письма ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13 г. с подотчетных средств, по которым сотрудник не отчитался вовремя, удерживается НДФЛ. Но вот вопрос, в какой момент удерживается НДФЛ?
Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.
В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег.
Кроме того, следует подписать акт сверки с сотрудником по такому долгу. Данная переписка предприятия с сотрудником является доказательством того, что предприятие предприняло попытку уладить дело.
И тогда сотрудник либо отчитывается, либо пишет заявление с просьбой на удержание долга по подотчетным суммам с его заработной платы. Либо предприятие подает на своего работника в суд!
Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?
Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?
Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п. 1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ. Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.
В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.
В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.
А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.
В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.
Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:
- к авансовому отчету прикладываются документы в качестве доказательства только произведенной сотрудником оплаты (!) за товары, работы, услуги. В качестве такого доказательства служат, прежде всего, бланки строгой отчетности и кассовые чеки, предоставляемые при наличных расчетах. При этом указанные документы должны соответствовать требованиям не закона №402-ФЗ, а закона №54-ФЗ от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники». И такого соответствия будет достаточно для признания обязательств подотчетного лица исполненными, даже если приложенные к этим платежным документам накладные и иные формы подготовлены с нарушениями статьи 9 закона №402-ФЗ;
- для того чтобы принять произведенные подотчетным лицом платежи в качестве расходов, одних только платежных документов мало. Для этого потребуется иная документация, из которой ясно видно о взаимосвязи между расходами и предпринимательской деятельностью предприятия. Такой вывод сделан в письме ФНС РФ №ЕД-4-3/11515 и в статье 252 Налогового Кодекса РФ. Но данный вывод не касается подтверждения факта оплаты, отраженного в авансовом отчете. Даже если к этому отчету не приложены накладные, а только кассовые чеки, то для бухгалтера одних чеков будет достаточно, чтобы принять авансовый отчет. Остальные документы, чтобы признать расходы, он может истребовать самостоятельно или обязать это сделать подотчетное лицо. В результате налогооблагаемого НДФЛ дохода, если к авансовому отчету приложены только платежные документы, не возникает, как и не возникает даже задолженности подотчетного лица перед предприятием. А вот оформленная с нарушениями закона №402-ФЗ первичка (накладные и иные документы) влияет только на возможность признания расходов расходами для целей бухгалтерского и налогового учета.
Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:
- сначала попытаться восстановить первичку к авансовому отчету;
- если это не удалось, то нужно признать задолженность за сотрудником по окончании срока, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет;
- затем предпринять все попытки для взыскания долга с работника;
- если не удалось взыскать средства даже через суд, то следует признать этот долг безнадежным и списать его на убытки;
- и только после этого у данного сотрудника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход!
Когда возникает доход для целей удержания НДФЛ в случае невозвращения подотчетных денег или отсутствия отчета по ним?
В соответствии со статьей Трудового Кодекса РФ 248 в случае причинения сотрудником любого ущерба предприятию, взыскание этого ущерба возможно тремя способами:
- добровольный . В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;
- по распоряжению руководителя . Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;
- в судебном порядке . Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.
Указанная статья 248 ТК РФ распространяется и на взыскание сумм, выданных под отчет, но не возвращенных работником или по которым он не отчитался. Таким образом, пока не будет выполнена одна из вышерассмотренных процедур, признать возможность удержания НДФЛ с подотчетной суммы нельзя.
Если сотрудник решит добровольно погасить долг по подотчетной сумме независимо от ее величины, то у предприятия нет оснований для удержания НДФЛ.
Если же сотрудник отказывается это делать, а через суд указанные суммы взыскать не удалось, тогда предприятию придется их списать по истечении срока давности. И тогда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход!
Однако для этих целей сроком исковой давности (письмо Минфина РФ №03-03-06/1/610) согласно статье 196 Гражданского Кодекса РФ считаются 3 года. По окончании этих 3-х лет задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной и подлежит списанию на убытки предприятия.
А у сотрудника по окончании этого срока возникает облагаемый НДФЛ доход:
- пп.5 п.1 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода признается день списания (!) организацией со своего баланса в установленном порядке суммы безнадежной задолженности. Под списанием с баланса понимается принятие указанных сумм в состав убытка с кредита счета 71 и перевод задолженности на забалансовый учет на счет 007. На этом счете долги хранятся в течение 5 лет с даты их списания с баланса с целью контроля возможности их взыскания;
- п.3 статьи 226 НК РФ говорит, что НДФЛ исчисляется налоговым агентом (работодателем) в момент фактического получения налогоплательщиком дохода. Т.е. в день списания долга по подотчетным суммам с баланса;
- п.4 статьи 226 НК РФ предусмотрено удержание налога при выплате доходов и непосредственно из доходов сотрудника. Т.е. в ближайшую по срокам выплату заработка.
В случае если по окончании срока исковой давности сотрудник уволился, то предприятие в письменном виде должно предупредить налоговую инспекцию и самого налогоплательщика (т.е. работника) о невозможности в течение налогового периода удержать у данного сотрудника сумму НДФЛ.
И отправить такое уведомление необходимо не позже 1 марта года, следующего за прошедшим налоговым периодом, в котором и возникли указанные обстоятельства (п.5 статьи 226 НК РФ).
В уведомлении обязательно отражается сумма дохода, с какой не удержан НДФЛ, сам не удержанный НДФЛ и причина невозможности его удержать. Данное уведомление подается в форме Справки 2-НДФЛ и в порядке, который утвержден в приказе ФНС РФ от 16.09.2011г. №ММВ-7-3/576@.
Стоит напомнить, что списать безнадежную сумму подотчетных денег можно только, если само предприятие предприняло все попытки к взысканию данного долга.
Как определить окончание срока исковой давности?
Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:
- в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
- как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
- нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
- по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.
Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:
- акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
- переписку с должником-сотрудником;
- авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.
И только тогда можно списать признанный безнадежным долг с баланса компании и начислить НДФЛ!
А вот в случае, если подотчетное лицо не подтвердило свои командировочные расходы, действует совсем иной порядок начисления НДФЛ.
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
- сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
- сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.
Это разрешено Налоговым кодексом РФ в статье 217 (абз.12 п.3).
Но вот вопрос, когда именно признавать указанную задолженность? По этому поводу Минфин РФ в свое время отстаивал мнение, что доход у командировочного лица возникает тогда, когда ему выплачены суточные сверх норматива (Письмо Минфина РФ №03-04-06/6-135 от 25.06.10г.).
Однако на момент выдачи командировочных невозможно еще сказать, подтвердит ли сотрудник указанные расходы документами или нет. Это станет известно только после сдачи им авансового отчета.
Для целей же признания указанных сверхнормативных выплат облагаемыми НДФЛ следует учесть, что согласно статье 223 НК РФ (пп.6 п.1) датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, в котором авансовый отчет командированного лица был утвержден (именно утвержден руководителем компании, а не сдан подотчетным лицом! ). Таким образом, исчисление НДФЛ должно быть выполнено в день фактического получения облагаемого дохода (согласно п.3 статьи 226 НК РФ). Т.е. в последний день месяца.
Но в п.4 этой же налоговой статьи 226 сказано, что удержание рассчитанного НДФЛ должно быть выполнено в момент фактической выплаты доходов. А в случае с не подтвержденными документально командировочными расходами в какой момент должен быть удержан налог, если никакой выплаты дохода нет?
Сверхнормативными командировочные суммы признаются в момент утверждения авансового отчета подотчетного лица, когда точно виден размер его задолженности перед работодателем. Фактически в этом случае выплаты дохода не производится. А значит, и удерживать НДФЛ не из чего.
Тем более в п.4. ст.226 НК РФ прямо сказано, что НДФЛ удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика (т.е. подотчетного лица), а в п.9 статьи 226 НК РФ также обозначено, что налоговый агент не вправе за свой счет внести НДФЛ за своего сотрудника в бюджет.
Таким образом, удерживать НДФЛ по сверхлимитным командировочным следует в ближайшую по времени выплату зарплаты (подобное мнение высказано Минфином РФ в письме № 03-04-06/4-5 от 14.01.13 г.).
Как взыскать подотчетные суммы с лиц, работающих по гражданско-правовому договору?
Прежде всего, стоит отметить, что если подотчетное лицо оказалось внештатным сотрудником, то на него не распространяется порядок, предусмотренный в Трудовом Кодексе РФ в статье 248 по поводу взыскания причиненного им предприятию ущерба.
Указанное лицо может либо добровольно погасить свой долг по подотчетным средствам, либо в судебном порядке:
- если в добровольном порядке — то никаких дополнительных действий со стороны предприятия не требуется. В этом случае сотрудник пишет заявление, в котором дает согласие на удержание из его доходов суммы, эквивалентной признанному им долгу. Чтобы еще до заявления внештатный сотрудник признал свою задолженность по подотчетным суммам, рекомендуется подписать с ним акт сверки. И сделать это следует после утверждения руководителем компании авансового отчета;
- если же в добровольном порядке сотрудник не стремится погасить свою задолженность, то остается судебное рассмотрение спора. В случае если компания данный спор не выигрывает, то признанная судом задолженность может быть списана только по окончании искового срока давности, как безнадежная. И в этом случае на такое подотчетное лицо распространяются те же правила начисления и удержания НДФЛ (статьи 223 и 226 НК РФ), что и для штатного сотрудника. Налоговый кодекс РФ не делает различий между штатными и внештатными работниками. Т.е. в момент списания долга с баланса предприятия у данного лица возникает облагаемый НДФЛ доход!
ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей -
Оптимальные условия по открытию и ведению расчетного счета для предпринимателей
Отзовитесь бухгалтера с закалкой и смекалкой:eek: Может я не поняла суть вопроса, но суммы сверхлимита обычно принято в банк сдавать. И не надо ничего выдумывать. Юлюс 07-10-2010, 08:44:40 Если с ИП товар на ООО закупают, пусть ИП станет поставщиком.. Займы при Налоговой проверке признают доходом и обложат НДФЛ 13%. Лучше уж дивиденды выплатить 9%, а уж если ваш хозяин совсем жадный, обналичка вам в помощь за 4%… но фирма «помойкой» в итоге становится. Tatka1976 07-10-2010, 08:57:58 Можно выдавать в подотчет директору. А чтобы каждые три дня не гонять сумму туда и обратно (ведь по правилам нельзя выдавать сумму при неотчитанной предыдущей) прописать в учетной политике, что отчетный период по подотчетным суммам для ген дира составляет.. например год…
Как списать деньги из кассы
Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.
Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами. Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя.
ВажноПроводки в обоих случаях будут такими: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73
- начислены материальная помощь или подарок;
Дебет 73 Кредит 50
- выданы материальная помощь или подарок.
Пользоваться имуществом директора за плату Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора. Еще один способ закрыть долг - взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль.
Скажите а какие есть варианты, за которые штраф по ведению кассы не предусмотрен?*шепотомкак раз за это и не предусмотрен Санек-бухгалтер 06.11.2015, 06:54 скажите пожалуйста.В законе не скажу сейчас точно каком.Написано, что ИП могут расходовать наличную выручку на собственные нужды.Если предприятие ООО. Это микропредприятие, ну что такое 5 чел. средняя численность, о выручке и говорить нечего.Может в данном случаи расходовать наличную выручку на собственные цели? Если «Да» (хотя надежда тает…) то как оформлять бухгалтеру.
Внимание
Санек-бухгалтер 06.11.2015, 06:57 Добрый день, Скажите еще пожалуйста. Если предприятие платить за электроэнергию большие суммы через Почту России.
ТО мы не нарушаем этим лимит расчетов с юр. лицами в размере 100 тыс.р.
Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника
ООО не попало ни на какие налоги» — увы, не всегда наши желания совпадают с реальностью. ZZZhanna 06.11.2015, 19:33 про дивиденды… Это относится каким-то образом к ООО или только Акционерным Обществам типа ОАО и ЗАО? в ООО это называется «Доходы от долевого участия».
Но суть та же. Самый безопасный и абсолютно законный способ вывода денег. Каким образом можно направить часть наличных денег на развитие компании?хм…
Вы бухгалтер, то должны понимать разницу между собственно деньгами и цифрами в балансе. Направлены будут цифры. Если компания получила прибыль в этом году, то одна часть этой прибыли направится в дальнейшее развитие компании, а другая часть будет розданаЭто если Уставом предусмотрен такой порядок или участники решили.
Если в Уставе ничего подобного нет, то можно всю прибыль распределить и выплатить.
Auditoris.ру
Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное.
А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.
Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет. Июнь 2014 г.
Как вести кассу при усн
А для материальной помощи и подарков есть льготы. Материальная помощь. Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от
НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г.
Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека.
Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
№17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда.
Директор путает счет компании с собственным карманом
О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций. Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность.
Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:
- провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
- списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
- учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
Накопление задолженности по выданному подотчету - опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.
Основные положения
Подотчетные деньги — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на осуществление расходов по целевому назначению.
Это могут быть расходы:
- командировочные;
- на хозяйственные нужды учреждения;
- представительские.
Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдать деньги подотчет можно только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора.
До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 данный запрет отменили.
Как выдавать
Для этого необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и распоряжение руководителя выдать деньги в подотчет.
Дополнительно в организации должны быть разработаны и утверждены обязательные локальные документы:
- Положение о расчетах с подотчетными лицами.
- Распоряжение об утверждении максимальной суммы подотчета (законодательно не ограничено).
- Приказ об установлении максимального срока, на который выдаются деньги (нормативно ограничений не установлено).
- Приказ об установлении срока предоставления авансового отчета по выданным деньгам (не более трех рабочих дней).
По желанию руководителя, в организации может быть установлен перечень работников, которым выдача подотчетных средств разрешена.
За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Как отчитываться работнику
Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.
На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.
Совершая покупку, работнику нужно обязательно сохранять подтверждающие документы.
Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как отчитаться за подотчетные деньги.
Как списать подотчетные суммы без документов проводки
Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).
Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: возврат неиспользованного остатка подотчетных средств или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму можно удержать из его заработной платы.
Как отчитывается руководитель
Точно так же, как и любой другой работник. Нужно составить отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.
Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения можено рекомендовать:
- Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственностью, которая может стать причиной его отстранения от обязанностей.
- Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
- Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.
Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
1.1.5. Документальное оформление списания подотчетных сумм.
Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Ниже приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № ЗЧн). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.
Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.
Из вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей.
Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.
1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.
2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.
3. Должно быть указано состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Однако на практике это встречается достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен следить бухгалтер на соответствующем рабочем месте. В то же время обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.
4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего авансовый отчет, а также суммы в указанной строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организация вправе выдавать под отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета.
Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.
Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).
Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.
При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.
Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.
Как списывать деньги из кассы ооо усн
Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.
Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.
При приеме банкнот и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Таким образом, в обязанности кассира при приеме наличных денежных средств входит:
– проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;
– проверка платежеспособности сдаваемых банкнот.
При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:
– приходный кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;
– приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;
– квитанция к приходному кассовому ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
2017 год ознаменовался тем, что в Указания ЦБ РФ № 3210-У были внесены существенные изменения.
Как списать подотчетные суммы
И в первую очередь они коснулись процедуры взаиморасчетов с подотчетниками. Рассмотрим, каковы сроки отчета по подотчетным суммам.
Когда отчитываться
Отчетность за расходование авансовых денег производится при помощи АО. Он может быть оформлен как по унифицированной форме № АО-1 (распоряжение Госкомстата России № 55 от 01.08.2001), так и в произвольном порядке, установленном в учреждении при условии соблюдения положений п. 2 402-ФЗ от 06.12.2011.
Не имеет значения, получил работник авансовую сумму наличными или же перечислением на карту, составлять АО он должен в любом случае в отведенный для этого трехдневный период.
Срок отчета по подотчетным суммам 2018 года — 3 рабочих дня.
Если подотчетное лицо не отчиталось вовремя
То, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, а также сроки отчетности и возврата по неизрасходованным суммам должны быть закреплены и утверждены отдельным приказом руководителя организации. Если не определить эти даты специальным распоряжением, то уполномоченное лицо будет обязано отчитаться в день выдачи денег подотчет (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
Выданные на хозяйственные нужды суммы — это дебиторская задолженность работника перед предприятием. Она погашается в момент предоставления подотчетником АО с первичными оправдательными документами и возвращения неиспользованного остатка в кассу (указания Госкомстата № 55 от 01.08.2001). Согласно ст. 137 ТК РФ, бухгалтер имеет право удержать величину задолженности из заработной платы сотрудника и вернуть ее после сдачи и принятия АО. Для этого руководитель должен издать специальное распоряжение об удержании, но не позднее одного месяца с момента образования долга.
В тех случаях, когда аванс не погашен в связи с тем, что срок исковой давности по подотчетным суммам истек или же работодатель простил дебиторскую задолженность работнику, днем получения сотрудником учреждения доходности в виде невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или же дата принятия соответствующего решения (письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Следовательно, невозвращенный аванс будет облагаться, согласно п.1 ст. 224 НК РФ, по ставке НДФЛ в 13 %.
Как списать подотчет у директора
Любая организация при ведении хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью выдавать наличные средства под отчет своим сотрудникам (например, на ГСМ, на командировочные расходы, на представительские расходы и на различные другие цели). Сотрудники, которым выдаются наличные деньги под отчет – это «подотчетные лица».
Зачастую в средних и небольших фирмах Директор берет из кассы деньги, оформляя их на хозяйственные нужды.
Списание подотчетных сумм
Со временем, как правило, эта сумма нарастает, а документов, которые бы закрывали всю сумму долга, не имеется. Это может стать одной из причин проверки фирмы Налоговой службой. Ревизоры могут отнести возникший долг директора (как подотчетного лица) к его доходам, в результате чего на эту сумму будут дополнительно начислены страховые взносы и налоги НДФЛ.
Способы списания подотчета
Существуют различные способы, как списать подотчет:
- На погашение долга дивидендами (не следует забывать, что дивиденды надо будет обложить ИПН – индивидуальным подоходным налогом).
- Оформить договор на предоставление беспроцентного кредита-займа между Генеральным директором и Учредителем фирмы (в этом случае при появлении наличных средств долг необходимо закрыть).
- На аренду личного имущества директора (а далее директор поэтапно будет погашать долг по подотчету из суммы компенсации за пользование его имуществом).
При этом для выплаты компенсации будет необходимо составить письменное соглашение с работником (в данном случае с директором) в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Достаточно будет также оформить приказ о назначении компенсации.
А во избежание придирок ревизоров рекомендуется прописать дополнительно в трудовом договоре отдельный пункт о компенсации. Форму приказа можно разработать самостоятельно, т.к. типовой формы нет. Заметим, что данный документ надо оформить вне зависимости от того, какое имущество используется (автомобиль, мобильный телефон, фотоаппарат, мебель и т.д.).
В приказе обязательно должны быть указаны:
- сроки, в течение которых будет проводиться оплата компенсации;
- кому выплачивается компенсация;
- с какого времени производится выплата;
- подробные характеристики имущества (например, цвет, параметры, объем двигателя и т.д.).
- сумма компенсации;
- что основание для выплаты компенсации – доп. соглашение к трудовому договору.
Подотчет - как списать ? Это вопрос, который бухгалтер начинает себе задавать сразу после того, как выдал деньги. Мы рассмотрим в нашей статье несколько вариантов подотчета - как списать , на что обратить особое внимание.
Выдаем подотчет
На многих предприятиях есть подотчетные лица. Их назначает директор, а бухгалтер на основании заявления подотчетника выдает им деньги из кассы или перечисляет с расчетного счета. Работник их тратит на нужды организации.
Как составить заявление, смотрите в статье .
Когда подходит срок, подотчетник должен отчитаться за полученные деньги.
Этот срок определяется 3 рабочими днями со дня окончания срока взятия денег, указанного в заявлении, или со дня выхода подотчетника на работу (п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).
И с этого момента задача бухгалтера внимательно проверять все документы: нельзя допустить, чтобы в представленных бумагах были какие-либо ошибки. Ведь именно эти документы определяют, как именно будет списываться выданный аванс в учете организации.
Варианты списания подотчетных средств
Рассмотрим возможные варианты списания:
Вариант 1 : Подотчетник правильно составил авансовый отчет и подложил все подтверждающие документы. Бухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.
Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.
Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.
Подробнее об этом читайте в статье .
Вариант 2 : Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.
Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст. 196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье .
Вариант 3 : Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.
Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст. 138 ТК РФ).
Более подробно об этом читайте в материалах:
Вариант 4 : Подотчетное лицо — директор. Если он все сделал правильно, то списание будет такое, как и всегда. А если нет? Мы можем списать его долг с причитающихся ему дивидендов.
Вариант 5 : Произошла трагическая ситуация. Работник умер, не успев отчитаться за полученные деньги. В следующем разделе рассмотрим подробнее, какие действия должен предпринять бухгалтер в такой ситуации.
Списание подотчета при смерти подотчетного лица
Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?
В первую очередь, нужно попросить родственников предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие смерть работника. Это может быть свидетельство о смерти, выданное отделением ЗАГСа, или постановление суда о признании его умершим.
После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.
Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.
В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье .
Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.
Включить или не включать сумму аванса в доход подотчетника? В обычной ситуации мы бы поступили, как в варианте 2, и отразили сумму его в справке 2-НДФЛ.
Но в случае смерти работника у нас, как у налогового агента, нет оснований для начисления НДФЛ (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
Сумму можно списать из резерва по сомнительным долгам.
Если такого резерва нет, в учете делаем запись: Дт 91 Кт 71 (73) — списана дебиторская задолженность в расходы.
Для чего нужен резерв по сомнительным долгам , читайте в статье .
Итоги
Что бы ни произошло с работниками, работа предприятия все равно продолжается. Выданные авансы необходимо списывать, и главная задача бухгалтера состоит в том, чтобы верно определить вариант, по которому будет проходить списание.
Вам понадобится
- - приказ руководителя организации;
- - авансовый отчет;
- - книга учета приходно-расходных ордеров;
- - расходный кассовый ордер;
- - приходный кассовый ордер;
- - квитанция о внесении неиспользованных средств.
Инструкция
Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного и подписями главного бухгалтера, и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.
Предприниматели и предприятия, имеющие счета в банках, ведут расчеты по денежным обязательствам, возникающим в процессе хозяйственных отношений, чаще всего в безналичной форме. Но и без расчетов наличными деньгами обойтись не всегда удается, так как выплата заработной платы, командировочных и реализация населению товаров или услуг предполагает использование наличных денежных средств.
Инструкция
Наличные расчеты – платежи, осуществляемые с помощью наличных денежных средств, принадлежащих предпринимателям или предприятиям, за реализацию работ, услуг или товаров. Для приема, расходования и хранения денежных средств организации должны иметь оборудованную кассу.
Наличные средства организаций, включая полученные в , могут использоваться для обеспечения нужд, которые возникли в процессе функционирования. Самые распространенные операции списания наличных средств организации:
- выплата зарплаты, и премий организации;
Сдача денежных средств в банк;
Приобретение сельскохозяйственной продукции;
Командировочные расходы;
Расходные операции на хозяйственные и производственные нужды.
Выдача средств из кассы осуществляется только на основании расходных документов: , платежных ведомостей. Тем лицам, которые не включены в штатное расписание, выдача проводится по расходным ордерам, выписывающимся на каждое лицо. В случае выдачи наличности отдельным физическим лицам по расходным документам кассир должен требовать паспорт, чтобы идентифицировать личность.
Выдача может производиться только лицу, данные которого указаны в расходном ордере. Другому лицу выдача осуществляется только на основании доверенности, которая остается в кассовых документах. Выдача средств из кассы не списывается без подписи получателя на расходном документе, так как это обязательный критерий к оформлению любых документов, связанных с расходными операциями.
Выдача средств под отчет может осуществляться за счет поступившей выручки, остатка денег в кассе и за счет полученных в банке денежных средств. Выдача подотчетных средств осуществляется только при условии отчета по ранее выданным суммам. Списание проводится после того, как работник, получивший средства, отчитается в потраченной наличности, сдав «Отчет об использовании средств».
Наличные средства, находящиеся в кассе предприятия, не должны в сумме превышать установленные на предприятии лимиты, их необходимо сдать в банк, где обслуживается организация, для зачисления на текущие счета предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
В случае если лимит кассы не установлен, все наличные денежные средства в конце дня должны сдаваться в банк.
Полезный совет
Списание наличных денежных средств должно подтверждаться расходным документом, заверенным оттиском печати и подписью.
Некоторые организации в процессе хозяйственной деятельности используют наличный способ оплаты. Сотруднику выдаются денежные средства из кассы предприятия. Исходя из этого, в учете формируются подотчетные суммы. Как правило, они подлежать списанию. Каким образом это происходит?
Вам понадобится
- - авансовый отчет (форма №АО-1);
- - подтверждающие документы.
Инструкция
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
Сначала составьте приказ о возможности выдачи данному сотруднику. Также вы можете указать сумму выданных средств. Напишите и , в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
Для того чтобы денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во , также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Видео по теме
Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций.
Инструкция
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы». Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным в установленные сроки, то откройте по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах.
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме
В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета.
Вам понадобится
- - расходный и приходный кассовый ордер;
- - авансовый отчет по форме №АО-1.
Инструкция
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных осуществляется кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса».
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов.
Спишите израсходованные подотчетные . Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной » с обращением к счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».
Оформление любых кассовых операций осуществляется по первичным документам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 88. Списание производится на основании расходного кассового ордера КО-2 и книги учета КО-5.
Вам понадобится
- - расходный кассовый ордер КО-2;
- - журнал учета КО-5 и КО-2;
- - ведомость Т-53, Т-49.
Инструкция
Выдавать деньги из кассы вы можете на выплату зарплаты, под отчет на хозяйственно-бытовые нужды или сдавать инкассаторам обслуживающего вас банка. Любую выдачу денежных средств оформляйте расходным кассовым ордером КО-2 и вносите запись в журнал КО-3, в котором вы производите учет всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также в журнал КО-5, являющийся учетным документом принятых и выданных средств.
Расходный кассовый ордер заполняйте при любой форме обработки данных бухгалтерией, как традиционных с использованием калькулятора и первичной бухгалтерской документации, так и с использованием вычислительной техники и компьютерной обработки.
Каждый расходный кассовый ордер должен иметь порядковый номер, подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, подпись кассира, выдающего денежные средства.
При списании денежных средств из кассы указывайте в строке «Основание» вид операции по выдаче средств, в строке «Приложение» перечислите все номера и даты первичных документов, которые являются основанием для выдачи денежных средств.
Без подписи уполномоченных лиц списание денежных средств из кассы и оформленный расходный кассовый ордер не являются действительными, поэтому обязательно учитывайте это обстоятельство и вовремя получайте подписи от уполномоченных лиц административного состава.
Если списание производится на основании доверенности, указывайте номер и дату выданной доверенности в ссылках «Приложение».
При заполнении документов о списании из кассы не допускаются исправления, выдачу всех средств вы обязаны производить в день составления расходной документации (статья 7, 9 Федерального закона 129 Ф-3).
Если расход из кассы осуществляется на выплату зарплаты, пособий или стипендий, то вы обязаны производить выдачу на основании платежной ведомости, утвержденной Госкомстатом № 1. Ведомости имеют унифицированную форму Т-53, Т-49. На данные суммы вы можете не составлять расходный кассовый ордер, а ограничиться платежными ведомостями. Всю проводку расхода будет проводить бухгалтерия.
При ведении бухгалтерии организации необходимы не только правильные расчеты, но и наличие различных подтверждающих документов. Это нужно как для внутреннего контроля со стороны руководства, так и для внешних проверок со стороны государственных органов. Но что делать, если для части расходов документы не сохранились? Возможно проводить часть списания и без необходимых бумаг.
