Разрабатываем регламенты для казначейства компании. Организация казначейства корпорации Казначейство в холдинге сущности операции действия

Функции управления кассой и расчетным счетом присутствовали и присутствуют на наших предприятиях, просто их не выделяли или не объединяли в отдельную группу и не вменяли в обязанность отдельному человеку или подразделению. Казначейство в компании облегчает выполнение кассового бюджета.

Управление денежными потоками является наиболее критической операцией для любых организаций, кроме разве что самых богатых. Если когда-либо возникает нехватка денег, то невозможно выдать зарплату, поставки не оплачиваются, плановый платеж по кредиту не будет произведен? и инвесторы не получат дивидендов. Любой из этих факторов может либо остановить бизнес, либо привести к быстрой смене его руководителей. На сегодняшний день, вследствие развития системы бюджетного управления, возникла осознанная необходимость к указанным ранее функциям добавить еще и составление кассового бюджета (не будем останавливаться на доказательстве его необходимости), контроль установленных лимитов затрат и выполнения кассового бюджета в целом. Для этого уже надо выделять специально обученного человека или группу специалистов, а называться они будут казначейство.
В давние времена на Руси казначеем называли хранителя казны (имущества, сокровищ) князя, монастыря, боярина. С конца 15 века он становится придворным и думным чином, в ведении которого находится казенный двор с царской казной. В середине XVI века деятельность казначеев приобрела такую значимость, что они не только ведали многими статьями государственных доходов и расходов, но и обладали правом суда, участвовали в переговорах с иностранными представителями.

Сегодня нет единого понимания роли и задач подразделения под названием «казначейство». К вопросу о его создании часто возвращаются после возникновения ряда проблем, которые можно решить именно посредством такого подразделения. Попытаемся обобщить основные проблемы, которые приводят к созданию казначейства. По крайней мере, нам пришлось с некоторыми из них в том или ином виде столкнуться. Такими были:

Отсутствие оперативной информации о состоянии краткосрочных активов и пассивов (остатки на счетах, краткосрочные ссуды и кредиты, финансовые вложения и др.);
Отсутствие единой политики и процедур управления денежными средствами;
Трудности при планировании движения денежных средств более чем на неделю;
Отсутствие управления и контроля над расходами.

Казначейство контролирует прохождение всех платежей, независимо от их назначения и выполняет следующие основные группы функций:

Операционные:

Свод бюджетов доходов и расходов денежных средств предприятий или центров прибыли и затрат.
Составление платежного календаря.
Распределение платежей по предприятиям (или центрам затрат) и управляющей компании
Работа с банками.

Пример. Различные счета нашего холдинга находятся в разных банках, но остатки аккумулируются в одном банке. Поэтому если необходимо провести оплату в пользу юридического лица, входящего в холдинг, деньги просто переводятся со счета на счет. При этом необходимо учитывать, что любой банк оказывает ту или иную услугу, например кредитование, при условии, что вы обеспечите ему оборот на определенную сумму,- это позволит банку заработать. Одна из задач казначейства - обеспечить такой оборот через этот банк.

Функции контроля

Контроль платежей в части установленных лимитов. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.

Существует несколько вариантов контроля платежей центров затрат или подотчетных компаний:

Предприятие поручает центральному офису распоряжаться своим банковским счетом. Инициируемые предприятием заявки на платежи направляются в центральный офис, где они согласовываются и утверждаются. Казначейство в данном процессе играет роль единого расчетного центра.
Платежи в рамках утвержденного бюджета осуществляются предприятием самостоятельно. Внебюджетные и сверхлимитные платежи проходят обязательную процедуру согласования в центральном офисе.
Предприятие направляет платежи в уполномоченный банк, который автоматически пересылает платежное поручение в головной офис. Поручения, утвержденные центральным офисом, возвращаются в банк к исполнению (смешанный способ).

Использование конкретного варианта схемы контроля и прохождения платежей зависит от модели построения самого казначейства и будет рассмотрено далее.

Контроль использования собственных средств и перераспределение средств между компаниями группы (при необходимости) или центрами затрат и центрами прибыли.
Контроль показателей оборачиваемости дебиторской, кредиторской задолженности и запасов.

Пример. На одном из производственных предприятий генеральный директор поначалу воспринял в штыки такое функциональное наполнение. Ему казалось, что этим ущемляется его право на власть. Было потрачено много времени, чтобы доказать, что это право он в полной мере реализует на защите бюджета, а далее уже идет просто техническое исполнение утвержденного бюджета и не обязательно на это тратить время. Задача и право директора утвердить бюджет в начале периода. А функции контроля и оперативного исполнения надо делегировать специальным структурам.
Функциональное наполнение и структура компании или группы компаний определяют модель организации работы казначейства. Можно выделить две основные:

Централизованная модель;
Децентрализованная модель.

Автор не претендует на уникальность терминов, но такие названия моделей достаточно точно отражают их суть. Главной отличительной чертой первой модели является жесткая централизация платежей. Как правило, эта модель в разных ее проявлениях используется на предприятиях с небольшим объемом трансакций. В структуре финансовой службы просто выделяется один человек, ответственный за контроль и проведение платежей. Также эта модель используется в некоторых холдингах. В таких структурах платежи осуществляются через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, через который казначейство осуществляет платежи. Ключевым фактором успеха при переходе на централизованную модель казначейства является управление информационными потоками. Осуществить эту работу без налаживания обмена данными между уровнями холдинга или центрами затрат и прибыли предприятия невозможно. Поэтому сразу после принятия решения о централизации казначейских функций следует выбрать автоматизированную систему, которая сможет обеспечить контроль над платежами всех дочерних компаний в режиме онлайн. Иначе реальную картину происходящего можно будет получить в лучшем случае на следующий день. Оперативность работы структурных подразделений также снизится, поскольку согласование платежных заявок будет занимать продолжительное время. Задачи такого уровня под силу решить системам ERP класса.

Если же структура предприятия более демократична, тогда более целесообразно использовать децентрализованную модель работы казначейства. Основным отличием является предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (здесь подразумеваются как отдельные юридические лица, так и группы компаний, объединенных по единому признаку). Это более сложный случай с иными процедурами и бизнес-процессами.

Таким образом, мы видим, что при различных моделях организации казначейства на первый план выходят различные функциональные приоритеты. В первом случае - это операционная деятельность, во втором случае - контрольные функции. Нетрудно проследить параллель между приоритетностью в задачах казначейства и организационной структурой холдингов или организацией управления на предприятиях. В случае вертикально интегрированного холдинга используем модель централизованного казначейства, в случае горизонтально интегрированного холдинга - используем «демократическую» децентрализованную модель. Проводя аналогии с организационной структурой холдинга дальше, приходим к тому, что имеет право на существование и смешанная модель организации казначейства.

Пример. В холдинге существуют различные проекты или стадии развития проектов. Проектами назовем бизнес-направления. Например, существует проект «Сеть ресторанов», который включает несколько юридических лиц и несколько ресторанов. Проекты на этапе разработки и открытия курируются управляющей компанией, и казначейство выполняет функции первой модели. По отношению к вышедшим на проектную мощность проектам управляющая компания выполняет контрольные функции. Соответственно, казначейство работает по второй модели. Это наиболее сложная с точки зрения реализации модель, так как необходимо иметь инструмент распределения и осуществления платежей и инструмент контроля.

И в первом, и во втором, и в третьем случаях базисом для осуществления функций казначейства является сводный кассовый бюджет. Составление его особенно в крупных
компаниях или холдингах влечет за собой достаточно большой объем ручного труда в части ввода информации, так как все это делается в таблицах Excel.

В большинстве компаний основные казначейские функции выполняет финансовый директор. Однако при развитии бизнеса обязанности финансового директора расширяются, смещаясь в сторону стратегического управления, а суммы, с которыми работает компания, и соответственно финансовые риски постоянно увеличиваются. В такой ситуации создание казначейства, которому финансовый директор может делегировать часть своих функций, просто необходимо.

В заключение хотелось бы отметить, что главная сложность при создании казначейства состоит в организации работы сотрудников холдинга по новым правилам. Для каждого этапа работы целесообразно составить соответствующие формы, процедуры и разослать их по всем компаниям холдинга. Но главная задача не в придумывании и составлении формуляров и методичек, а в требовании неукоснительного их выполнения. То же касается и операционной деятельности в рамках казначейства - все данные о движении денежных средств должны поступать в казначейство своевременно. Это наиболее важный, ответственный и длительный период создания казначейства.

Создание казначейства в холдинге можно проводить в три этапа.

Построение вертикали подчинения казначейства. Нужно определить функции органов казначейства в подконтрольных структурах и их подчиненность. Оптимальной считается матричная структура, в которой казначеи в части своих функциональных обязанностей подчиняются центральному офису, а организационно - руководителю подразделения. Как и у каждой структуры, тут присутствуют свои плюсы и минусы, но так как они вытекают из организации бизнес-процессов конкретного предприятия или холдинга, нет смысла подробно на них останавливаться.
Разделение функций (полномочий) казначейства по типам управляемых им финансовых рисков на уровне холдинга и на уровне управляемых компаний. Обычно финансовый риск измеряется ценой вопроса.
Централизация либо децентрализация (в зависимости от выбранной модели) управления финансовыми потоками. Следствием этого может стать перевод всех счетов холдинга в единый банк для упрощения проведения платежей в одном случае или для большей прозрачности и облегчения контроля над платежами в другом.

В процессе внедрения и перераспределения этих функций достаточно большая вероятность возникновения подсознательного противодействия со стороны руководителей центров затрат, или предприятий, которые входят в холдинг, особенно если ранее этих процедур не было вообще ни в каком виде. Им кажется это излишней формализацией и своего рода придумыванием работы для специалистов службы финансового директора. Но, оценивая объем информации, которую надо обработать в ручном режиме, становится очевидным, что с ростом количества трансакций именно казначейство является наиболее действенным инструментом, который помогает топ-менеджменту компании, с одной стороны, избежать рутинной работы, а с другой,- осуществлять полный контроль распределения и движения денежных средств компании или холдинга. Таким образом, компания может предвидеть масштабы и время наступления денежных проблем и предпринять усилия для их своевременного разрешения.

Исполнение бюджета может быть либо банковским, либо казначейским. В России переход к казначейскому исполнению бюджета начался в 1992 г. и закончился в 2000 г. До 1992 г. исполнение бюджета в нашей стране было банковским.

Чем отличаются эти две формы исполнения бюджета?

При банковском исполнении бюджета средства налогоплательщиков поступали на счета налоговых органов в Банке России или в коммерческих банках. Один раз в пять дней Банк России получал от коммерческих банков информацию о поступлениях налоговых платежей, зачисляемых в доход федерального бюджета. Эта информация передавалась в Министерство финансов. Она носила обобщенный характер и не детализировалась в соответствии с бюджетной классификацией.

Параллельно с этим процессом налоговые органы собирали информацию о зачисленных на их счета налоговых платежах, обобщали ее и передавали в Министерство финансов два раза в месяц.

Понятно, что данные налоговых органов и Банка России могли не совпадать из-за отсутствия сверки в ходе их получения. Кроме того, эти данные не были оперативными.

При банковской системе финансирование расходов бюджета проводилось через счета в банках отраслевых министерств и ведомств. При этом невозможно было контролировать процесс прохождения выделенных средств до бюджетных учреждений, т. е. конечных получателей. Этим пользовались коммерческие банки, используя бюджетные средства в качестве своих кредитных ресурсов.

Казначейская система исполнения бюджета состоит в том, что при ней между налогоплательщиками и бюджетополучателями, с одной стороны, и банками, с другой — встраивается особая контролирующая структура — казначейство.

Казначейство контролирует оба потока бюджетных ресурсов — и доходный, и расходный — на одном счете. Тем самым обеспечивается принцип единства кассы, а также достигается ускорение оборачиваемости бюджетных средств. Казначейская система позволяет детализировать информацию об исполнении бюджета.

Казначейство выполняет следующие функции:

обеспечивает учет всех доходов бюджета;
подтверждает бюджетные обязательства (т. е. обязательства по расходованию бюджетных средств), и совершает разрешительную надпись на право осуществления расходов, т. е. санкционирует расходы в рамках лимитов бюджетных обязательств;
осуществляет платежи от имени получателей бюджетных средств.

Федеральное казначейство входит в состав Министерства финансов РФ.

Федеральное казначейство регистрирует поступающие доходы и осуществляемые расходы в Главной книге Федерального казначейства. Эта книга ведется на основе плана счетов, утверждаемого самим казначейством. Данные, заносимые в главную книгу казначейства, являются основой для подготовки отчетов об исполнении федерального бюджета. В Федеральном казначействе ведется сводный реестр получателей средств федерального бюджета.

Для учета расходов федерального бюджета используются лицевые счета бюджетных средств, открываемые в едином учетном регистре Федерального казначейства для каждого главного распорядителя, распорядителя и получателя средств федерального бюджета.

На лицевом счете отражается объем средств федерального бюджета, которыми располагает распорядитель либо получатель этих средств.

Структура казначейства состоит из трех звеньев.

Главное управление Федерального казначейства (ГУФК). Это управление осуществляет сводный учет доходов и расходов федерального бюджета.
Управления Федерального казначейства (УФК) в областях, краях и республиках в составе РФ, в городах Москва и Санкт-Петербург.
Отделения Федерального казначейства в городах и городских регионах (ОФК).

Федеральное казначейство в структуре министерства финансов

Федеральное казначейство Российской Федерации создано в структуре РФ. Федеральное казначейство руководствуется Положением о Федеральном казначействе.

В Российской Федерации образована единая централизованная система органов федерального казначейства (казначейство), включающая Главное управление федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации и территориальные органы по республикам в составе Российской Федерации, краям, областям, автономным образованиям, городам Москве и Санкт-Петербургу, городам (за исключением городов районного подчинения), районам и районам в городах.

Федеральное казначейство (Казначейство России) является федеральным органом исполнительной власти (федеральной службой), осуществляющим в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета.

Федеральное казначейство находится в ведении Министерства финансов Российской Федерации.

Федеральное казначейство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Федеральное казначейство осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, Центральным банком Российской Федерации, общественными объединениями и иными организациями.

Федеральное казначейство осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

доводит до главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета показатели сводной бюджетной росписи, лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования;
ведет учет операций по кассовому исполнению федерального бюджета;
открывает в Центральном банке Российской Федерации и кредитных организациях счета по учету средств федерального бюджета и иных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации, устанавливает режимы счетов федерального бюджета;
открывает и ведет лицевые счета главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
ведет сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
ведет учет показателей сводной бюджетной росписи федерального бюджета, лимитов бюджетных обязательств и их изменений;
составляет и представляет в Министерство финансов Российской Федерации оперативную информацию и отчетность об исполнении федерального бюджета, отчетность об исполнении консолидированного бюджета Российской Федерации;
получает в установленном порядке от главных распорядителей средств федерального бюджета, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов и органов местного самоуправления материалы, необходимые для составления отчетности об исполнении федерального бюджета и консолидированного бюджета Российской Федерации;
осуществляет распределение доходов от уплаты федеральных налогов и сборов между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации;
осуществляет прогнозирование и кассовое планирование средств федерального бюджета;
осуществляет управление операциями на едином счете федерального бюджета;
осуществляет в установленном порядке кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;
обеспечивает проведение кассовых выплат из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от имени и по поручению соответствующих органов, осуществляющих сбор доходов бюджетов, или получателей средств указанных бюджетов, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в Федеральном казначействе;
осуществляет предварительный и текущий контроль за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета;
осуществляет подтверждение денежных обязательств федерального бюджета и совершает разрешительную надпись на право осуществления расходов федерального бюджета в рамках выделенных лимитов бюджетных обязательств;
обобщает практику применения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности и вносит в Министерство финансов Российской Федерации предложения по его совершенствованию;
осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Федерального казначейства и реализацию возложенных на него функций;
обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;
обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;
обеспечивает мобилизационную подготовку Федерального казначейства;
организует профессиональную подготовку работников Федерального казначейства, их переподготовку, повышение квалификации и стажировку;
осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Федерального казначейства;
взаимодействует в установленном порядке с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями в установленной сфере деятельности;
проводит в установленном порядке конкурсы и заключает государственные контракты на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Федерального казначейства, а также на проведение научно-исследовательских работ для государственных нужд в установленной сфере деятельности;
осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

Федеральное казначейство с целью реализации полномочий в установленной сфере деятельности имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам установленной сферы деятельности;
давать юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности;
организовывать проведение необходимых экспертиз, анализов и оценок, а также научных исследований в установленной сфере деятельности;
привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, отнесенных к установленной сфере деятельности, научные и иные организации, а также ученых и специалистов;
осуществлять контроль за деятельностью территориальных органов Федерального казначейства;
создавать, реорганизовывать и ликвидировать территориальные органы Федерального казначейства по согласованию с министром финансов Российской Федерации;
применять предусмотренные законодательством Российской Федерации меры ограничительного, предупредительного и профилактического характера, направленные на недопущение и (или) пресечение нарушений юридическими лицами и гражданами обязательных требований в установленной сфере деятельности, а также меры по ликвидации последствий указанных нарушений;
создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности.

Федеральное казначейство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, а также функции по управлению государственным имуществом и оказанию платных услуг.

Установленные абзацем первым настоящего пункта ограничения не распространяются на полномочия руководителя Федерального казначейства по управлению имуществом, закрепленным за Федеральным казначейством на праве оперативного управления, решению кадровых вопросов и вопросов организации деятельности Федерального казначейства.

Федеральное казначейство возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации по представлению министра финансов Российской Федерации.

Руководитель Федерального казначейства несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Федеральное казначейство полномочий.

Руководитель Федерального казначейства имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности министром финансов Российской Федерации по представлению руководителя Федерального казначейства.

Количество заместителей руководителя Федерального казначейства устанавливается Правительством Российской Федерации.

Руководитель Федерального казначейства:

распределяет обязанности между своими заместителями;
представляет министру финансов Российской Федерации:
проект положения о Федеральном казначействе;
предложения о предельной численности и фонде оплаты труда работников центрального аппарата Федерального казначейства и территориальных органов Федерального казначейства;

предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителей руководителя Федерального казначейства;
предложения о назначении на должность и освобождении от должности руководителей территориальных органов Федерального казначейства;
проект ежегодного плана и прогнозные показатели деятельности Федерального казначейства, а также отчет об их исполнении;
предложения по формированию проекта федерального бюджета в части финансового обеспечения деятельности Федерального казначейства;
проекты положений о территориальных органах Федерального казначейства;
назначает на должность и освобождает от должности работников центрального аппарата Федерального казначейства и заместителей руководителей территориальных органов Федерального казначейства;
решает в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной службе вопросы, связанные с прохождением федеральной государственной службы в Федеральном казначействе;
утверждает положения о структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства;
утверждает структуру и штатное расписание центрального аппарата Федерального казначейства в пределах установленных Правительством Российской Федерации фонда оплаты труда и численности работников, смету расходов на содержание центрального аппарата Федерального казначейства в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете;
утверждает численность и фонд оплаты труда работников территориальных органов Федерального казначейства в пределах показателей, установленных Правительством Российской Федерации, а также смету расходов на их содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете;
утверждает положение о Почетной грамоте Федерального казначейства;
на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства финансов Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Федерального казначейства.

Финансирование расходов на содержание центрального аппарата и территориальных органов Федерального казначейства осуществляется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете.

Федеральное казначейство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Место нахождения Федерального казначейства — г. Москва.

Сергей Блудов, заместитель председателя правления Русславбанка:

Многие выделяют казначейство банка в отдельное подразделение. В крупных банках, с большим количеством операций в различных секторах рынка, казначейство в банке имеет узкие функции: формирует структуру распределения ресурсов, устанавливает и контролирует процентные ставки, портфели активов и пассивов, трансфертные цены, следит за процентным риском, риском ликвидности и т.д. С фронт-офисом (подразделением, совершающим сделки и управляющим портфелями) в таких банках казначейство, как правило, непосредственно не связано.

В банках поменьше фронт-офис зачастую включается в состав казначейства и трейдеры подчиняются непосредственно начальнику казначейства банка. Такая структура позволяет более оперативно принимать решения по тактическим вопросам и корректировать действия в зависимости от ситуации на рынке. С другой стороны, в таких банках уделяется меньше внимания глобальным портфелям, они пользуются меньшим набором финансовых инструментов, у них упрощен процесс фондирования и бюджетирования. Бэк-офис (подразделение, ведущее учет и оформление операций) в этом случае в структуру казначейства банка не входит.

Совсем не выделять казначейство можно, если набор операций, осуществляемых банком, минимален как по ассортименту, так и по объемам. В таких банках подразделение, совершающее операцию, само же ее и оформляет. Своих открытых позиций эти банки или не имеют вовсе, или их контролирует высшее руководство. Процентная политика, а зачастую и ставки для конкретных клиентов и по ряду операций в таких банках исходят от первых лиц. Таким образом, в небольших банках функции казначейства делегируются сотрудникам по следующей примерной схеме:

Распределение ресурсов, процентная политика, объекты инвестирования и т.д. - руководству банка;

Операции на валютном рынке - отделу, обслуживающему клиентскую конверсию, обменные операции с наличными средствами. Он же, как правило, составляет отчетность по открытой валютной позиции;

Операции на фондовом и денежном рынках - отделу, работающему с депозитами банков, юридических лиц и долговыми ценными бумагами.

Выделение казначейства коммерческого банка в самостоятельное подразделение зависит от экономической целесообразности. Деятельность казначейства коммерческого банка, как самостоятельного подразделения должна способствовать совершенствованию процессов управления и контроля над рисками, а также увеличению прибыли. Принимая решение о выделении казначейства в отдельную структуру, необходимо также учитывать размер и количество операций, осуществляемых банком, и степень делегирования полномочий. В целом же выделение казначейства, разделение фронт- и бэк-офисов с различным подчинением крайне необходимо. Во-первых, с точки зрения контроля операционных рисков, во-вторых, с точки зрения пресечения злоупотреблений сотрудников.

В нашем казначействе есть самостоятельный руководитель, действующий в рамках лимитов и делегированных полномочий, которые закреплены соответствующими регламентами и положениями. Он подчиняется непосредственно заместителю председателя правления банка, курирующему деятельность казначейства. Вопросами лимитов, объемов портфелей и прочих предельных показателей ведают кредитный и ресурсный комитеты.

Сергей Зыбин, начальник управления операций на финансовых рынках Интерпромбанка:

Термин «казначейство» в отношении к банкам не определен нормативными документами ЦБ РФ. По сути, в нем отражена идея управления денежной ликвидностью. Зачастую его употребляют, когда говорят об управлении финансовым потоком, cash flow. В нашем банке cash flow контролируется управлением операций на финансовых рынках. В это подразделение стекается вся информация о суммах, сроках расчетов и ставках всех активно-пассивных операций банка, которая и позволяет принимать решения по кратко-, средне- и долгосрочной ликвидности банка и регулировать структуру активов и пассивов. В нормативных документах ЦБ РФ и других регулирующих органов отсутствует требование по обособлению функций казначейства банка в рамках отдельного структурного подразделения. Кредитная организация сама должна определять структуру, которая наиболее адекватно соответствует целям и задачам банка. Необходимо только соблюдать меры по предупреждению конфликта интересов, изложенные в положении ЦБ РФ №242-П.

Понятно, что в любом, даже самом маленьком, банке есть сотрудники, отвечающие за управление ликвидностью. В небольшом банке это может быть дилер или позиционер. По мере роста кредитной организации эта работа требует больше времени и ответственности и, как правило, аккумулируется в подразделениях, осуществляющих операции на финансовом рынке, как это и происходит в нашем банке. Думаю, что выделять казначейство как самостоятельное подразделение имеет смысл в более крупном банке с размерами активов от 0,5 млрд долларов США.

В нашем банке функции главы казначейства возложены на заместителя председателя правления, курирующего управление операций на финансовых рынках.

Артем Шаталов, начальник управления казначейства Славинвестбанка:

Исторически сложилось, что в большинстве банков существует подразделение, которое выполняет казначейские функции обособленно. В зависимости от специфики деятельности банка данное подразделение аккумулирует в себе несколько основных функций. Функции эти зачастую несут в себе конфликт между банковским бизнесом и управлением текущей и стратегической деятельностью банка. Две основные функции, сосредоточенные в таком подразделении, - это торговая функция (операции на денежном и фондовом рынках и конверсионные операции), а также функция управления ликвидностью. Они противоречат друг другу, поскольку поддержание ликвидности снижает объем активов для формирования прибыли.

На этапе небольшого банка, с активами до 100 млн долларов, без четкого выделения различных направлений бизнеса, эти функции выполняет, как правило, одно подразделение, которое осуществляет торговые операции на рынке МБК, а также осуществляет расчет, контроль и управление текущей платежной позицией. Данный симбиоз позволяет довольно оперативно управлять платежной позицией в текущем режиме, однако при дальнейшем увеличении объема банковской деятельности и внедрении системы управленческого учета и ее производных, а также при переходе банка на более качественный уровень управления необходимо осуществлять выделение основных функций.

Необходимость выделения функции казначейства банка в обособленную может возникать как в процессе роста банка по объемным показателям, так и по качественным. Задача казначейства - оптимизировать структуру баланса таким образом, чтобы достичь необходимого уровня рентабельности, выполняя все свои обязательства.

Как правило, выделение осуществляется по принципу консолидации бизнес-процессов: торговые и конверсионные операции - в одно подразделение, а контроль, анализ и управление ликвидностью - в другое. В нашем банке эти два подразделения обособлены, хотя работают в тесном взаимодействии. Это собственно управление казначейства и управление операций на финансовых рынках (УОФР). Они независимы и подчинены разным руководителям. Управление казначейства осуществляет контроль, анализ и прогнозирование уровня ликвидности на всех горизонтах планирования. Управление операций на финансовых рынках осуществляет торговлю на МБК, операции с ценными бумагами, валютные операции. Вместе с тем УОФР поддерживает необходимый уровень средств для финансирования текущей деятельности банка на основании данных управления казначейства.

Функционально управление казначейства подчиняется Комитету по управлению активами и пассивами (КУАП) - коллегиальному органу, одна из функций которого заключается в управлении риском ликвидности. Это означает, что все решения, связанные с средне- и долгосрочным управлением ликвидностью банка, осуществляются на основании решений КУАП, а по вопросам, связанным с текущей ситуацией, управление казначейства наделено необходимыми полномочиями. По решению КУАП определяется структура активов и пассивов, определяются направления формирования активов и пассивов с учетом структуры баланса.

Выделение казначейства в отдельную структуру оправданно при диверсификации бизнес-процессов внутри банка, при построении системы управления рисками банка или приведении ее к более качественному уровню. Полное управление ликвидностью - это управление структурой баланса банка, управление банком как единым механизмом, поскольку ликвидность является основой деятельности банка.

Руслан Щербаков, руководитель казначейства Москомприватбанка:

Рассматривая казначейство как одну из целевых задач развития банковского бизнеса в целом, в основу которого положено проведение высокоскоростных операций с денежными средствами, направленное на получение мгновенной спекулятивной прибыли, следует отметить, что одной из функций управления технологическим процессом межбанковского бизнеса является функция управления краткосрочной ликвидностью банка. Решение такого рода управленческих функций в соответствии с миссией и целевыми установками банка возложено на позиционеров казначейства Москомприватбанка. Для предотвращения конфликтов между другими бизнесами кредитной организации казначейство, вне зависимости от объема операций, должно существовать как самостоятельное подразделение.

Читайте наши материалы на тему "Казначейство банка".

В настоящее время многие компании оказались в непростой ситуации. С одной стороны, нехватка денежных средств, с другой стороны требования кредиторов немедленно погасить долги. Чтобы хоть как-то исправить ситуацию, многие предпринимают такие очевидные меры, как повышение цен или сокращение инвестиций. Однако это не всегда целесообразно - высокие цены снижают конкурентную способность продукции, а отказ от инвестиций замедляет развитие предприятия. Возможно, сохранить финансовую устойчивость поможет оптимизация процессов управления денежными средствами.

Достичь оптимизации финансовых потоков помогают такие мероприятия, как оперативное планирование денежных средств, управление оборотным капиталом, бюджетный контроль заявок на расход денежных средств и план-фактный анализ.

Как правило, комплекс этих инструментов объединяют в систему и называют системой казначейства.

На многих предприятиях система казначейства уже существует, где-то присутствует в усеченном виде, а некоторые только задумываются о необходимости ее внедрения.

Тем не менее, каждый руководитель хочет, чтобы данная технология была эффективна и давала реальные результаты, например, помогала устранять кассовые разрывы и способствовала принятию правильных управленческих решений.

Чтобы будущая система была эффективной, необходимо заранее изучить типовые проблемы, с которыми сталкивается практически каждая компания, и возможные способы их решения. Следует отметить, что особенно сложно наладить процессы казначейства в крупных, многофилиальных структурах.

К сожалению, в большом разнообразии литературы нет готового пособия или руководства по постановке учета казначейских операций, поэтому в данной статье рассмотрим следующие вопросы:

Что такое казначейство?

Какие задачи выполняет казначейство?

Какие инструменты используются в казначействе?

Что такое казначейство?

Основной функцией казначейства является управление финансовыми потоками, т.е. расчет и планирование необходимого объема денежных средств в каждый момент времени и выявление периодов, когда ожидается их недостаток или избыток. Это позволяет избежать кризисных ситуаций и рационально использовать ресурсы компании.

Финансовый поток предприятия складывается из распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств, генерируемых в процессе деятельности предприятия.

Какие задачи выполняет казначейство?

Управление денежными средствами является важной составляющей финансового менеджмента, стратегическая цель которого заключается в постоянном увеличении рыночной стоимости компании, посредством направления всех управленческих решений на улучшение ключевых показателей, влияющих на стоимость.

Оперативные цели условно можно разделить на две составляющие - это обеспечение потребностей компании в денежных средствах и оптимизация денежных потоков.

Достижение этих целей обеспечивается за счет решения следующих основных задач:

Цель: обеспечение потребности компании в денежных средствах:

поддержание оптимального размера запаса денежных средств по центрам учета;

устранение кассовых разрывов (отрицательное сальдо на конец периода);

анализ доступности денежных средств;

Цель: оптимизация денежных потоков:

установка KPI;

календарное (понедельное) планирование денежных средств;

осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;

контроль каждого платежа (согласование заявок на расход);

управление договорными отношениями;

управление дебиторской задолженностью;

управление кредиторской задолженностью;

план-фактный анализ календарного плана;

контроль KPI;

Необходимо отметить, что задачи по управлению ликвидностью и планированию денежных средств также выполняются с помощью такого инструмента как «Бюджетирование» - данный инструмент очень тесно связан с казначейством.

Но бюджетирование в основном отвечает за долгосрочное планирование, в то время как казначейство решает задачи оперативного (краткосрочного) планирования, с детализацией до дня или до каждого конкретного платежа.

Какие инструменты казначейства решают вышеперечисленные задачи?

Одним из основных инструментов казначейства является бюджет движения денежных средств.

Составление бюджета денежных средств позволяет спрогнозировать чистый денежный поток в разрезе видов деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) составляется, как правило, на длительный срок (квартал, месяц) и для системы казначейства является ограничением, а точнее, бюджетным лимитом.

Можно сказать, что БДДС является связующим звеном между бюджетированием и казначейством, только для системы бюджетирования это «выход», а для системы казначейства - «вход».Составление БДДС обычно происходит в три этапа:

определение объемов поступлений и выплат;

определение объемов и структуры внешнего финансирования;

корректировка БДДС с целью обеспечения минимально необходимого остатка денежных средств;

Для группы компаний информативность инструмента повышается в случае формирования БДДС в унифицированном (едином) формате по каждому юридическому лицу и консолидированного БДДС по всему холдингу.

Практический опыт

Рассмотрим применение данного инструмента на следующем примере: компания осуществляет транспортные перевозки и насчитывает порядка 11 филиалов по России.

Исторически так сложилось, что управляющая компания и удаленные подразделения работали в большей степени автономно.

Управление денежными средствами было децентрализованное, и планирование осуществлялось каждым филиалом обособленно и в собственном формате, т.е. не было единой классификации статей БДДС и структуры самого бюджета.Консолидировать информацию о денежных потоках не было никакой возможности, что приводило к следующей ситуации: при возникновении кассовых разрывов, филиал пользовался услугами банка и, соответственно, увеличивал банковские издержки.

Как следствие, нельзя было сравнить эффективность деятельности участников группы, а о перекрестном финансировании в холдинге и речи быть не могло.

Решение

Вышеперечисленные проблемы решились с помощью организации централизованного казначейства и разработке унифицированного бюджета БДДС. Была разработана единая классификация бюджетных статей с учетом специфики всех лиц входящих холдинг. Также был проработан механизм консолидации бюджета.

Это позволило владельцам бизнеса анализировать и сравнивать финансовое состояния удаленных подразделений и принимать обоснованное решение о перераспределении свободных денежных средств между ними.

Таким образом, компания получила возможность управлять денежными потоками географически распределенной сети филиалов, как единым организмом.

Еще одним инструментом является платежный календарь, с помощью которого прослеживается динамика платежей, что позволяет синхронизировать поступления и выплаты в оперативном режиме и обеспечить соблюдение приоритетов платежей.

Составление и разработка платежного календаря позволяет определить остаток на начало и конец периода, приход и расход ДС с детализацией до дня.

Практический опыт

Рассмотрим важность использования календарного планирования на примере. Компания занимается проектной деятельностью, при этом проекты длительные и условия взаимоотношений с покупателями постоянно меняются.

Полноценное планирование осуществлялось только по затратам, в силу специфики бизнеса прогнозировать поступления от реализации по дням было очень сложно. Еще одна сложность заключалось в том, что план по доходам за месяц не выполнялся в полном объеме, а по затратам был вынужденный перерасход денежных средств.

Такая ситуация с завидным постоянством приводила к кассовым разрывам внутри календарного месяца и как следствие, к задержке выплаты зарплаты сотрудникам, не выполнение договоренности с поставщиками и дополнительные затраты.

Решение

После тщательного анализа выяснилось, что руководители ЦФО практически всегда могут указать точную дату расхода, перерасход по затратным статьям был связан с не рациональным планированием расходов на обучение, модернизацию оборудования, т.е. статьи, которые были не критичными для оперативной деятельности.

Руководству надо было решать сразу две проблемы:

Прогнозировать поступления так, чтобы максимально точно можно было рассчитать остаток денежных средств на конец дня.

Не допустить ситуацию, когда план по доходам не выполняется, а план по расходам выполняется в полном объеме.

Для решения первой проблемы была переработана классификация статей БДДС так, чтобы для каждой статьи можно было определить способ распределения по дням. Были установлены зависимости отельных доходных статей от других плановых или фактических показателей.

Для совсем «непрогнозируемых» статей метод распределения установили как среднедневной, для ряда статей базой распределения служили коэффициенты, рассчитанные на основании статистических данных прошедших периодов.

Для решения второй проблемы, было приятно решение «завязать» план по расходам (на обучение, модернизацию) на план по доходам, т.е. чтобы эти расходы оплачивались пропорционально выполнению плана по поступлению ДС от продаж.

В результате этих мер, удалось синхронизировать денежные потоки посредством правильного составления и выполнения платежного календаря, отражающего конкретные сроки, объемы, источники поступлений и направления расходования денежных средств.

Самым эффективным способом не допустить несанкционированный расход ДС является механизм согласования и утверждения заявок на расход ДС.

Заявка представляет собой запрос сотрудника на поступление или выплату ДС, содержащий всю информацию о данной операции: цель, получатель, дата операции.

Заявку должны согласовывать ответственные лица и после утверждения, на основании заявки должно происходить фактическое перечисление денежных средств.

Данный инструмент используется во многих организациях и дает вполне очевидные результаты.

Поэтому хотелось обратить внимание на связь построения механизма формирования заявок с платежным календарем и БДДС.

Во-первых, заявка должна быть основой для формирования платежного календаря, во-вторых, на основании заявок удобно формировать реестр платежей на следующий банковский день и создавать платежные поручения.

Но самое главное заявка должна проходить контроль на соответствие бюджетным лимитам.

Практический опыт

Как эта связь влияет на работу казначейства, рассмотрим на следующем примере.

Компания занимается туроператорской деятельностью и состоит из большого количества подразделений и сотрудников.

Финансовый директор самостоятельно выполнял казначейские функции, которые заключались в визировании заявок на бумажном носителе.

Планирование в организации не осуществлялось, и задачи по управлению денежными средствами сводились к оперативному контролю платежей.

В условиях постоянного расширения бизнеса, процесс согласования заявок начал отнимать большую часть времени, а решение вопросов об оплате сверхлимитных платежей или сроках переноса заявок требовали почти ежедневных собраний.

Решение

Руководство одобрило идею о расширении финансового отдела и выделении нового сотрудника на роль казначея. Финансовый директор делегировал ему часть полномочий, но для того, чтобы весь процесс проходил под его контролем, необходимо было определить лимиты по бюджетным статьям на будущий период.

Для этого было приято решение разработать и внедрить БДДС с периодичностью месяц, который устанавливает лимит последующего использования денежных средств при оперативном планировании.

В результате финансовый директор основное внимание уделял подготовке и утверждению бюджета движения денежных средств.

Казначей, в свою очередь, должен был в оперативном режиме контролировать все заявки на соответствие бюджетным лимитам и в случае, когда заявка не превышала лимит автоматически утверждать ее.

Это позволило финансовому директору уделять больше внимания стратегическому управлению и планированию финансовой деятельности.

Если планирование БДДС решает вопросы контроля над превышением бюджетного лимита, то задачу сбалансированности платежей (в какой последовательности выполнять платежи и какие платежи можно перенести, а какие нет) успешно выполняет механизм определения приоритетности платежей.

Система приоритетности платежей позволяет оптимизировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок в определенный день превышает доступный объем платежных ресурсов. А для быстрого принятия решения, в реестре, платежи должны группируются в порядке убывания приоритета.

Другим важным инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Норматив необходим для определения дефицита или избытка платежных средств и позволяет принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.

Практический опыт

Торговая компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей до 30-40 в день.

Вместе с этим, в компании существовала проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).

В финансовый отдел поступало до 100 заявок, из которых около 30 нужно оплатить «сегодня». Вопрос, чью заявку оплатить в первую очередь, решался между руководителями ЦФО, что автоматически переводило деловые отношений в личные соревнования, на которые уходило много рабочего времени.

Решение

Выход из этой ситуации сводился к тому, чтобы заранее определить критерии, которые будут влиять на принятие решения об оплате, и максимально исключить человеческий фактор.Для реализации данного способа необходимо было сделать несколько действий.

Шаг 1. Определить перечень статей расходов и их статус. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:

статус 1 - статьи, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);

статус 2 - статьи, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку товара);

статус 3 - статьи, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).

Шаг 2. Определить значимость контрагента для компании. В первую очередь, должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, тем, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).

Шаг 3. Определить статус договора, так как с одним и тем же контрагентом могут быть заключены «неравнозначные» договора. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.

В итоге выполнения всех действий, сотрудники финансового отдела получили список статей с заранее проставленными приоритетами и проранжированный список контрагентов и договоров.

Это позволило определять приоритет каждой заявки без участия сотрудников других отделов, что, в свою очередь, упорядочивало работу всех подразделений и экономило рабочее время сотрудников.

Кому имеет смысл внедрять казначейство?

При внедрении системы управления денежными средствами важно проанализировать ожидаемый экономический эффект и расходы на внедрение.

Возможно, что для малого бизнеса результат не оправдает понесенные затраты, а для крупной организации с большими оборотами и численностью персонала это не только целесообразно, но и может спасти бизнес.

Для внедрения системы необходимо не только выделить людей, которые будут выполнять ту или иную функцию казначейства, но и организовать централизованное единое управление.

Обычно в компаниях функции казначейства выполняют различные подразделения, например, бухгалтерия, отвечает за взаимодействие с банком, планово-экономический отдел планирует движение денежных средств, а финансовый директор составляет отчетность.

Но максимально эффективно казначейство работает, когда все функции, в том числе и взаимодействие с банком, перекладывается на специальное выделенное подразделение.

Классический пример: для казначейства критично видеть актуальный остаток на расчетных счетах, а сотрудники бухгалтерии проводит платежки через несколько дней, когда приходит подтверждение на бумажном носителе. Выход из этой ситуации обычно заключается в следующих организационных изменениях:

функции контроля за платежами берет на себя финансовый отдел;

для ввода информации в систему используется «клиент-банк»;

Также снижается эффективность из-за неправильной организационной структуры компании, если, например, подразделение, которое контролирует и предоставляет сведения о кредиторской и дебиторской задолженности или ведет договорные отношения, не подчиняется напрямую финансовому директору. Как следствие - у подразделений разная мотивация, что влияет на эффективность управления финансами.

Поэтому важно построить организационную структуру так, чтобы за управление денежными средствами отвечало специализированное подразделение во главе с Финансовым директором.

Такое подразделение, как правило, тоже называется «Казначейство» и выполняет оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками, страховыми компаниями, различными фондами и другими финансовыми институтами. Задуматься о внедрении казначейства необходимо при следующих условиях:

Увеличение количества контрагентов;

Увеличение оборотов, количества казначейских операций и т.п.

Сложная организационная структура (холдинг, филиальная структура)

Разноплановая деятельность организации (несколько видов оперативной деятельности, финансовая, инвестиционная)

С чего начать?

Как показывает практика, до начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного обычно выступает финансовый директор.

Когда понятны требования, целесообразно предварительно описать, как будущая система будет функционировать. Для этого нужно начать работу с создания единой методологии управления денежными средствами компании.

Прежде чем говорить о методологии, необходимо отметить, что для каждой организации будет свой набор мероприятий и своя методика учета , т.к. учет казначейских операции в большей степени зависит не только от специфики бизнеса, организационной структуры, но и от конкретных должностных лиц.

Например, для небольшой компании, организационная структура которой состоит из 3 отделов, функции казначея может выполнять главный бухгалтер, он же будет утверждать заявки на расход, т.е. цепочка согласования будет состоять из одного звена, в этом случае достаточно будет разработать форму заявки и бюджет движения денежных средств (БДДС).

В свою очередь, для того чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге, со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.

Также важным аспектом является наличие или отсутствие на предприятии системы бюджетирования: например, если БДДС уже формируется, то для казначейства его можно использовать в готовом виде, в качестве лимитов расходования денежных средств.

Таким образом, получается, что алгоритм формирования методологической основы зависит от структуры компании, специфики ее деятельности и наличия инструмента бюджетирования на предприятии.

План мероприятий

До того как приступить к разработке методологии, лучше составить план мероприятий, это поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе каким сотрудникам компании необходимо участвовать в создании методологии.

Для организации такого процесса, как правило, требуется осуществить ряд мероприятий:

Шаг 1: проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;

Шаг 2: описать будущие бизнес-процессы казначейства;

Шаг 3: определить центры финансовой ответственности;

Шаг 4: разработать бюджет движения денежных средств;

Шаг 5: разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;

Шаг 6: разработать методику финансового планирования;

Шаг 7: разработать регламент выполнения казначейских функций;

Шаг 8: разработать методику оценки эффективности системы казначейства.

Примечание: Для крупных предприятий внедрение казначейства, как правило, происходит после внедрения бюджетирования, и шаги 3 и 4 уже выполнены. В этом случае БДДС выступает в качестве лимитов расходования денежных средств.

Рассмотрим подробнее каждое из данных мероприятий.

Практически все результаты мероприятий должны войти в один документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций», но для удобства мы выделим основные блоки этого документа и рассмотрим их формирование по отдельности.

Первым результатом создания методики будет документ «Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков», этот документ обычно не включается в регламент, но будет служить основой для описания новых бизнес-процессов, также он будет полезен в случае последующей модернизации методики.

Еще одним результатом создания методики будет документ «Альбом печатных форм», все печатные формы и бланки включаются в регламент, вместе с этим, имеет смыл хранить их отдельно, т.к. их периодически распечатывают пользователи или сразу заполняют в электронном виде.

Заключительным результатом создания методики должен быть документ «Методика оценки эффективности системы казначейства». Этот документ тоже не включается в регламент, но будет использоваться уже для оценки функционирования самой методики, т.е. для проверки достижения поставленных целей в результате внедрения системы казначейства.

Вывод:

Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.

Для каждой организации будет свой набор мероприятий, поэтому важно, чтобы разработкой методики занимались опытные специалисты, либо привлекались консультанты, специализирующие в данной области. Существует много аспектов, которые следует учесть при формировании методики, следовательно важной составляющей успеха является профессионализм и практический опыт специалистов, непосредственно занятых в данном процессе.

Результатом этого непростого труда станет упорядоченная и налаженная работа казначейства - как механизм швейцарских часов.

Чтобы механизм управления денежными средствами и финансовыми инструментами в компании работал четко без перебоев, важно его регламентировать.Рассмотрим подробнее принципы разработки внутренних нормативных документов, которые регулируют исполнение казначейских функций в холдинге.

Функция по управлению денежными средствами и ликвидностью, а также другие казначейские процессы могут быть организованы в компаниях по-разному. Соответственно структура внутренних документов, регламентирующих этот блок, будет выстраиваться в зависимости от операционной модели предприятия, организационной формы казначейской функции и других факторов.

Возможные подходы к организации казначейских процессов

В зарубежных и российских холдингах наиболее распространены три подхода к регламентации казначейских процессов.

Так, при централизованном подходе в компании разрабатывается и внедряется единый документ, который обычно называется «Руководство по казначейским операциям» (Treasury Handbook). Он определяет основные принципы осуществления казначейских функций и детально описывает ключевые процессы управления денежными средствами и финансовыми рисками. Независимо от количества дочерних компаний и регионов присутствия документ регламентирует все вопросы, касающиеся казначейских операций, и им руководствуются все сотрудники, вовлеченные в соответствующие процессы.

Частично централизованный подход отличается от предыдущего тем, что предполагает использование единой для всех компаний группы казначейской политики (Treasury Policy), которая формирует только основные принципы и правила осуществления казначейских функций. Данный документ утверждается на уровне корпоративного центра и обязателен к исполнению всеми казначейскими подразделениями группы. При этом нормативные документы более низкого уровня (регламенты процессов, процедуры, стандарты, методики и прочие) должны соответствовать положениям казначейской политики. В то же время они могут быть разработаны как на уровне корпоративного центра и внедрены всеми бизнес-единицами, так и на уровне компаний группы на основе предоставленных центром шаблонов.

При децентрализованном подходе в рамках холдинга отсутствуют единые стандарты и правила осуществления казначейских операций. Каждая организация разрабатывает собственные нормативные документы. Они могут отличаться от регламентов других бизнес-единиц и по составу, и по содержанию.

В ходе составления внутренних положений можно воспользоваться следующими принципами. При централизованном подходе все существующие регламенты являются составной частью одного многостраничного руководства по казначейским операциям. При смешанном и децентрализованном подходах каждый из документов разрабатывается и утверждается индивидуально.

Стоит отметить, что каждый из описанных подходов имеет свои преимущества и недостатки. Например, главным достоинством централизованной модели является единообразие и прозрачность процедур, ведь компании группы используют единые подходы, методики и т.д. Однако ее бывает сложно адаптировать к изменяющимся условиям и особенностям различных регионов присутствия холдинга. В качестве преимуществ смешанного подхода можно также выделить наличие единых правил и стандартов. В тоже время он предполагает большую гибкость и возможность учитывать специфику работы каждой структуры холдинга. Децентрализованный подход характеризуется отсутствием единых стандартов и рамок осуществления казначейских функций. Это, с одной стороны, повышает риски и степень непрозрачности для корпоративного центра. С другой - является преимуществом данного подхода, поскольку внутренние нормативные документы адаптированы к деятельности каждой компании и окружающей ее финансовой среде.

Регламентация казначейских функций

Несмотря на различные подходы к регламентации казначейской функции, иерархия и состав нормативных документов в передовых компаниях примерно одинаковы. Иерархия состоит из трех уровней:

казначейская (финансовая) политика;
регламенты процессов (процедуры);
методики (стандарты).

Рассмотрим каждую из этих категорий подробнее.

Казначейская (финансовая) политика является своего рода «конституцией», которая закрепляет базовые принципы и основы работы подразделений, вовлеченных в управление денежными средствами и финансовыми рисками. В этом документе закрепляют распределение полномочий и обязанностей между различными службами, принципы осуществления казначейских операций, требования к системе контроля и управленческой отчетности.

Регламенты процессов (процедуры) содержат подробное описание порядка проведения тех или иных операций, ответственность подразделений, требования к документообороту, контрольные процедуры. Также в регламенты обычно включают шаблоны отчетных форм и сопровождающих документов (например, заявки на платеж). В крупных холдингах, как правило, разрабатываются и внедряются внутренние регламенты и положения по следующим казначейским процессам:

платежи и поступления;
прогнозирование ликвидности;
управление внутригрупповой задолженностью;
привлечение внешнего финансирования;
управление временно свободными денежными средствами;
осуществление операций на финансовых рынках.

Методики (стандарты) регулируют специфические операции в рамках процесса управления денежными потоками. В методиках обычно содержатся детальные инструкции (алгоритмы) по подготовке форм документов, используемых в процессе управления денежными средствами. Например, в методиках подробно описываются такие операции, как подготовка прогноза движения денежных средств (ликвидности), расчет величины средств для размещения на депозиты и т.д.

Необходимо учитывать, на каком уровне управления создается документ. Если он разрабатывается корпоративным центром, то в него должны войти положения о распределении ответственности между уровнями управления (корпоративный центр, дочерняя компания, общий центр обслуживания).

Структура и содержание регламентных документов

При разработке внутренних регламентных документов в первую очередь необходимо определить их структуру, то есть очертить круг вопросов, которые будут описаны в рамках разработанной политики или регламента. В целом форма и содержание таких документов могут различаться и зависят от особенностей конкретных компаний. Однако существует ряд положений и принципов, которые обязательно нужно включить в состав создаваемого документа. Рассмотрим подробнее, какими могут быть элементы регламентов.

Казначейская политика

Структура и содержание казначейской политики во многом зависят от принятого в компании подхода к детализации документов, определяющих общие принципы и основы исполнения корпоративных функций. В некоторых холдингах такие документы могут состоять из нескольких страниц с общими правилами, в других - это объемные тексты с очень подробными указаниями. Несмотря на различие в подходах, существует общепринятая структура.

Так, первый раздел - «Общие положения» - обычно содержит вводную часть, описание целей и задач казначейской политики, а также термины и определения, используемые в документе.

Следующий элемент - «Распределение ролей и ответственности в рамках казначейской функции». Здесь приводится описание общей структуры казначейской функции на разных уровнях управления, определение задач и обязанностей каждого подразделения и участника процесса. В качестве основных участников обычно выделяют следующие управленческие звенья:

совет директоров;
генеральный директор компании;
финансовый директор;
руководитель казначейства;
казначейские подразделения.

Далее следует раздел «Принципы осуществления казначейских функций». В него включают базовые положения, которые касаются взаимоотношений с банками, прогнозирования ликвидности, осуществления расчетов, привлечения внешнего финансирования, размещения временно свободных денежных средств, внутригруппового финансирования, документарных и конверсионных операций. Например, в части взаимодействия с банками определяются следующие моменты:

критерии выбора банков-партнеров;
распределение ролей в процессе выбора кредитных организаций, определение условий сотрудничества;
критерии и принципы при построении инфраструктуры банковских счетов.

Последний общепринятый раздел - «Контрольные процедуры и система отчетности».

Регламенты процессов (процедуры)

Примерная структура регламента процесса (процедуры) выглядит следующим образом:

общие положения. Описание целей и задач процесса, состав терминов и определений, используемых в данном документе, роли и задачи ответственных подразделений.
порядок осуществления процесса. Общее описание бизнес-процесса, состав и детальное описание шагов каждого подпроцесса. Например, в рамках процесса «Прогнозирование ликвидности» можно выделить подпроцессы «Подготовка скользящего прогноза ликвидности», «Актуализация и обновление прогноза ликвидности», «План-факт анализ состояния ликвидности».
контрольные процедуры. Описание ключевых принципов построения контрольных процедур, их перечень с указанием лиц, ответственных за проведение.
система отчетности. Перечень отчетных форм с указаним ответственных за их подготовку.
приложения. Основными приложениями к регламентам процесса являются схема бизнес-процесса, шаблоны отчетных форм и сопровождающих документов.

Отличие методики от регламента процесса состоит в том, что в ней описан детальный алгоритм выполнения шага процесса. Так, например, в регламенте «Управление внутригрупповой задолженностью» в описании порядка осуществления процесса присутствует шаг «Расчет ставки по договору внутригруппового займа», при этом детальный алгоритм расчета процентной ставки будет описан в методике «Расчет процентной ставки по внутригрупповому займу».